No hay nada que aporte menos valor que repetir continuamente tareas de gran volumen en las empresas. La automatización de procesos permite ahorrar tiempo, costes y recursos humanos. Te proponemos dar un paso más y aprovechar las ventajas de combinar RPA, IA y ERP.

¿Qué es RPA? RPA es la automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation, en inglés). Esto se materializa en la creación de aplicaciones o bots que imitan la manera en la que las personas interactúa con el software. Las acciones autónomas pueden ir desde iniciar sesiones de forma desatendida a incorporar datos en formularios, completar tareas, etc.

RPA es un componente básico en la modernización de la TI de las empresas. Las nuevas herramientas de RPA se han enriquecido con IA y su alcance ahora es más amplio. Así, mediante el aprendizaje automático, pueden capturar más contexto del contenido al que acceden cuando leen un texto vía OCR, por ejemplo; o aplicar tecnología de procesamiento de lenguaje natural (NLP) para extraer nombres, campos de una factura, direcciones…; incluso, en el caso de acceder a capacidades de Visión Artificial, incorporar más contexto a la tarea de la que se encargan extrayendo información de imágenes.

RPA en Sage y Odoo para gestionar los procesos empresariales

Integrar las capacidades RPA con un ERP permite crear una potente plataforma para la automatización empresarial. Eso es posible tanto con Sage 200 como con Odoo, las dos tecnologías ERP para la digitalización de procesos de las que somos especialistas en Orbit Consulting Group.

RPA y ERP son compatibles al 100%. Mientras que el software de gestión empresarial se comporta como la BBDD central de tu compañía con sus diferentes procesos y áreas (inventario, ventas, contabilidad…), el bot RPA funciona como si fuera un empleado más, pero virtual, que realiza tareas de forma mecánica en distintas apps y webs.

Son tecnologías complementarias que permiten sincronizar sistemas para retroalimentarse. Los bots son capaces de extraer datos de correos, facturas, portales externos y cargarlos automáticamente en el ERP. La información pasa automáticamente entre el ERP y programas de terceros.

Casos de uso de un ERP con RPA inteligente

Todas las áreas pueden beneficiarse de incorporar RPA con IA a las funciones de un ERP. Algunos usos recurrentes son en los departamentos de:

• • Extracción y registro automático de facturas a diferentes perfiles. Procesar la contabilidad general y operativa. Realizar informes transaccionales. Agilizar la configuración de presupuestos.
  • Atención al cliente. Mejor servicio al automatizar los procesos de los centros de contacto con múltiples tareas, desde dar respuestas automáticas a tickets consultando historiales, a verificar firmas electrónicas, cargar documentos escaneados, comprobar información para aprobar o rechazar eventos, etc.
  • Recursos Humanos. Automatización de múltiples tareas: incorporaciones, bajas, envío de hojas de horas, procesamiento de nóminas actualizando las bases de datos de los empleados y las empleadas, envío de comunicaciones al personal, etc.
  • Cadena de suministro. Gestión automática del procesamiento y los pagos de las adquisiciones; monitorización de la situación del inventario; rastreo de envíos; automatización de albaranes…

Ventajas de tener un ERP con RPA

Los beneficios de desplegar tecnología RPA con IA integrada en un ERP son muchos. Estos son los principales:

• • Eliminación del papeleo. Todo queda digitalizado, nada se pierde y todo se puede encontrar.
  • Reducción de errores. Sin intervención humana, los posibles fallos disminuyen.
  • Ahorro en tiempo. El procesamiento de tareas se acelera de forma drástica.
  • Productividad 24X7. Los bots no tienen horarios laborales.
  • Satisfacción del personal. Se le libera de tareas tediosas y se le asigna a labores de mayor valor.
  • Cumplimiento de procedimientos y normativas. La automatización sigue instrucciones rigurosas que garantizan la ejecución del proceso de forma alineada con las políticas y los intereses de la empresa.
  • Procesos más eficientes y reducción de costes. Responder más rápido a un cliente, alertar de cambios en el inventario o registrar facturas directamente en el sistema, son algunos de los procesos mejorados que revierten en beneficios para el negocio. Aparte, evitar errores humanos impide repetir tareas con los costes asociados.

Dificultades para gestionar RPA integrado en el ERP

La automatización con RPA en un ERP es sencilla de usar en el día a día. Pero para que sea así, debe haber primero un trabajo de configuración e integración óptimo y, sobre todo, un mantenimiento gobernado. En estas labores, cuentas con Orbit Consulting Group, empresa especializada en soluciones empresariales para Pymes con más de 30 años de experiencia.

Somos partner de Odoo y Sage por lo que agilizamos al máximo su integración. Además, nos encargamos de la gestión, seguridad y evolución de las soluciones RPA. Ten en cuenta que hay que aplicar una metodología que evite colapsar los procesos al intentar abarcar en un bot demasiadas decisiones e interactuaciones. También, es crítico garantizar un entorno seguro que cumpla con las normativas, tipo RGPD, cuando se combinen accesos a diferentes sistemas.

Para garantizar que se aplica RPA en un entorno seguro y homologado, es recomendable trabajar con partners acreditados con la ISO 27001 como Orbit Consulting Group.

Cuenta con nuestro equipo para mejorar las prestaciones de tu ERP con la tecnología RPA y asegurar su escalabilidad y evolución.

Orbit Consulting Group es una empresa especializada en diseñar e implantar soluciones de arquitectura TI para pymes y empresas de Madrid, y el resto de España. Combina esta expertise con el diseño e implantación de soluciones de Negocio y Gestión (CRM/BPM-ERP) ágiles, sencillas y asequibles. Además, proporciona Soporte Informático y Servicios Gestionados TI.