Los softwares de gestión empresarial más atractivos son aquellos que en su usabilidad se asemejan más a las aplicaciones que todos utilizamos en nuestra vida privada. En este post repasamos cuáles son las ventajas de un programa ERP con asistente virtual.
A la hora de elegir el mejor ERP cada vez son más determinantes las cuestiones relacionadas con su sencillez de uso puesto que esta genera una mayor rapidez a la hora de realizar las tareas y, por tanto, un aumento de la productividad de los usuarios.
Es sabido que el éxito en la implantación de una solución ERP depende en una gran medida del nivel de aceptación que tenga entre los usuarios. Es necesaria su complicidad y satisfacción para que pueda demostrar sus beneficios en la gestión de los procesos empresariales.
Los mejores softwares ERP están configurados por módulos que cubren las necesidades de las distintas áreas de la empresa. Esto significa que van a ser utilizados por usuarios con todo tipo de perfiles. Por eso es tan importante que un programa ERP incluya un asistente virtual que acompañe a los usuarios continuamente prestándoles ayuda tanto para usar mejor sus funcionalidades como simplificar sus tareas.
Qué servicios ofrece un asistente en el ERP: puesta en marcha ágil
Los fabricantes líderes de ERP son conscientes de ello. Es el caso de Sage que incluye en la solución ERP Sage 200 Advanced un asistente virtual que ayuda de forma proactiva a los usuarios. Alisio es el asistente de Sage 200 Advanced y ofrece sus servicios a través de notificaciones, avisos y alertas, noticias y recomendaciones, ayuda contextualizada y un buscador inteligente.
La interfaz de Sage 200 Advanced incorpora en su barra superior un acceso a Alisio desde el que pueden configurarse cada uno de los servicios mencionados, empezando por activarlos o no. Se determinan aspectos como su visualización, ya sea en modalidad pop-up o en la propia pantalla de Alisio; también es posible decidir tiempos de refresco, frecuencias, etc. Cada usuario puede personalizarlo según su gusto y sus necesidades.
La incorporación de un asistente virtual es muy práctica para realizar la puesta en marcha del programa ERP. Guía en cuestiones iniciales como la creación de los datos básicos de la empresa, la asignación de los módulos que se vayan a utilizar, la creación y configuración de los usuarios, la importación de datos ya existentes si se trata de una nueva empresa, etc. Desde el asistente se puede acceder a la opción Mantenimiento de empresa donde se centraliza todos los aspectos de configuración de una organización.
En el caso de la solución Sage 200 Advanced, se ofrecen también plantillas en Excel que simplifican el inicio de la actividad en el programa sin necesidad de tener conocimientos técnicos, así como una funcionalidad denominada Mapas de operativa que son diagramas de flujo que proporcionan a los nuevos usuarios un visión clara de los procesos de trabajo implementados en el programa. Y se comportan como un acceso rápido a las funcionalidades de cada módulo.
Programación de avisos y alertas en el ERP
Vamos a entrar más al detalle en alguna de las capacidades apuntadas anteriormente para entender mejor los beneficios de un asistente virtual en un ERP y en concreto de Alisio.
Para empezar hay que señalar que todas las notificaciones que lanza Alisio pueden configurarse en modo pop-up o pantalla flotante. Al pinchar en ellas se accede con detalle a la información. Estos anuncios pueden ignorarse o cerrarse.
Estas notificaciones pueden ser avisos que se generan dentro del mismo registro sobre el que se quiere llamar la atención. Estas notificaciones funcionan a modo de sistema de comunicación interno dentro del ERP. Esto permite que cuando el receptor reciba la notificación, además de leerlo y contestarlo, puede navegar directamente hasta el registro sobre el que se le informa, esté en el módulo que esté, mediante un simple clic.
Por su parte, el sistema de alertas incluido en Alisio cuenta con funcionalidades para configurarlas a través de reglas de manera que cuando sucedan determinados eventos se genere una notificación automática en aquellos usuarios que así lo hayan solicitado. De esta forma, podrán enterarse en tiempo real de cuestiones múltiples, como el alta de un nuevo cliente, la existencia de una oferta de compra o de un pedido pendiente.
La solución ERP incluye por defecto algunas alertas genéricas a las que es posible suscribirse, pero con el editor de alertas de Sage 200 Advanced cada empresa puede definir nuevas reglas o modificar las existentes.
Un asistente proactivo: ayuda contextualizada y búsqueda inteligente
Alisio el asistente virtual del ERP Sage 200 Advanced proporciona inteligencia proactiva. Aprende cómo trabajan los usuarios y propone mejoras de actuación. En este sentido, por ejemplo, puede sugerir el uso de determinadas funcionalidades al detectar que el usuario realiza acciones repetitivas o manuales con el objetivo de automatizarlas.
Otra ventaja es la ayuda contextualizada que ofrece Alisio en cada pantalla del programa ERP. Es decir, si el usuario está, por ejemplo, en el módulo de compras, Alisio le mostrará contenido de ayuda relacionado con las funcionalidades de compras.
También, incorpora un potente buscador inteligente en el ERP que permite buscar información de cualquier módulo (clientes, facturas, pedidos…) desde un único punto y visualizar ahí los resultados, pudiendo navegar directamente a la pantalla correspondiente con un sencillo clic.
Usuarios acompañados para simplificar la gestión de la empresa
El día a día de la gestión empresarial es muy compleja incluso apoyándose en una solución de negocio como un ERP. Por eso, otra de las ventajas del asistente de Sage 200 Advanced es la posibilidad, si así se configura, de recibir notificaciones con información seleccionada por Sage que sea de especial interés para el negocio de cada empresa. Es el caso de las novedades legales que el departamento legal de Sage hará llegar a modo de notificación. También, se proporcionan recomendaciones para optimizar el uso de las funcionalidades del ERP.
Adicionalmente, se puede activar el servicio Sage Contigo para acceder a recursos gratuitos, últimas actualizaciones y contacto con técnicos expertos.
Como vemos, contar con un asistente virtual que acompañe al usuario en la utilización del ERP Sage 200 Advanced es una gran ventaja. Pero la personalización compleja y la adaptación del ERP solo se consiguen con los servicios profesionales de una empresa especializada en Sage como Orbit Consulting Group, con más de 27 años de experiencia en la actualización de la tecnología para pymes de múltiples sectores. ¡¡Consúltanos cómo avanzar en la digitalización de tu empresa!!
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional
