Una de las principales preocupaciones de la gestión empresarial es cómo integrar a los profesionales que trabajan fuera de la oficina ofreciendo servicios externos en los procesos que comparten con el resto del personal. Es necesaria una sincronización total entre ambos ámbitos para que sean óptimos y rentables. En este post repasamos cuáles son las ventajas de Odoo para los servicios de campo.
Un software de gestión de servicios de campo tiene como misión mejorar la eficiencia y la productividad del personal que los ofrecen para dar calidad a los clientes y que sean rentables. Las soluciones FSM (Field System Management) tienen una doble aplicación. Por una parte, facilitan las tareas de los equipos de primera línea y, por otra parte, permiten que sus superiores puedan realizar un control de sus trabajos para asegurar la excelencia de los procesos y proyectos en marcha.
La plataforma SaaS Odoo para la gestión integral de la empresa cuenta en su módulo de servicios con una aplicación propia para cubrir todas las necesidades en este tipo de tareas: Odoo Servicio Externo. Una vez más la gran diferencia de Odoo con otros programas ERP es su alta usabilidad, es totalmente intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo móvil a través del navegador.
Odoo Servicio Externo, un software intuitivo para operarios y gestores
Además Odoo para servicios de campo integra todas las operativas necesarias para simplificar el trabajo de los operarios y responsables, así como conseguir la satisfacción de los clientes. Desde un único punto y en cualquier dispositivo móvil es posible programar citas, asignar tareas, planear rutas, registrar los tiempos de trabajo, acceder a catálogos de productos y venderlos, diseñar hojas de trabajo personalizadas, enviar cotizaciones y facturar los servicios.
Vayamos por pasos para entender lo fácil y completo que es su uso. Por ejemplo, el registro del tiempo es automático al tener un botón integrado, si bien es una operación que, si se quiere, se puede hacer manual. Cuando es necesario incorporar un producto al servicio, con un simple clic en la tienda web de la empresa se accede al catálogo con fotos y precios, para elegir el necesario y las cantidades precisas. A la hora de generar una factura, es tan sencillo como agregar esos productos. En la misma se incorporarán el contador del tiempo de trabajo y los datos del cliente presentes en el momento que se genera una tarea.
La sencillez es máxima también al elaborar los informes de la visita y los presupuestos. En un mismo reporte se agrupan los productos vendidos, el tiempo de trabajo y la hoja de servicio, y se completa con la firma electrónica tanto del operario como del cliente. Además de acceder fácilmente a listas de precios y condiciones de pago, se ofrecen plantillas de cotización. Todos ellos son documentos electrónicos que pueden enviarse por email en tiempo real.
App Odoo para la creación, asignación y control de tareas y multiproyectos
Desde el punto de vista de los gerentes, incorpora una herramienta de planeación con la que asignar y programar tareas, pudiendo reorganizarlas en una vista Gantt (día, semana, mes) mediante drag&drop. Además, es posible acceder a una vista de mapa para ver fácilmente el itinerario hasta el servicio. Si el programa detecta que hay varias tareas al mismo tiempo para un mismo empleado, avisa del conflicto para solucionarlo. En definitiva, estas capacidades permiten crear y gestionar cuantos proyectos se quiera teniéndolos totalmente organizados en tareas y equipos, optimizando turnos, tiempos y recursos.
La integración con otras Odoo apps amplía las funcionalidades del programa Odoo para la gestión de servicios de campo. En concreto su sincronización con Odoo Proyecto es crítica para llevar esa planificación multiproyecto que comentábamos de forma eficaz. Lo mismo que su uso conjunto con Odoo Hojas de Horas permite validar hojas de horas y analizar los reportes. Vinculado a Odoo Ventas se crean cotizaciones en tiempo real incorporando los productos necesarios en cada tarea. Y con Odoo Facturación se genera un seguimiento de las oportunidades que pueden nacer.
Esta conexión con otras aplicaciones de Odoo hace que la entrada de datos sea más fácil y rápida, ahorrando un valioso tiempo. Además, se puede crear un portal del cliente en el que ver y gestionar tareas, presupuestos y facturas.
Informes analíticos de los servicios de campo con Odoo
Otro de los grandes atractivos de Odoo para trabajos de campo es lo intuitivo y completo de su herramienta para hacer análisis. Así, es posible crear todo tipo de reportes para las tareas aplicando los filtros e intervalos de tiempo que se desee. Los informes pueden basarse en plantillas de hojas de trabajo, usar múltiples gráficos (barras, líneas, circulares) y crear tablas dinámicas avanzadas cuyos datos pueden exportarse en archivos Excel para ser consultados en otros programas.
Independientemente de la calidad técnica de todas las funcionalidades de Odoo, es necesario saberlas adaptar a las características de cada empresa, su sector y su negocio para poder sacarlas el máximo rendimiento. Es una pena infrautilizar una herramienta tan completa. De eso se encarga el equipo de expertos en Odoo de Orbit Consulting Group. Somos especialistas en Odoo Enterprise, la versión comercial de Odoo que permite ajustar al mundo empresarial todas las ventajas de esta innovadora plataforma de gestión.
¿Quieres ver en acción Odoo Servicio Externo? Accede a este vídeo de la app Odoo para la gestión de servicios de campo y contáctanos para conocer cómo puede adaptarse a las necesidades de tu empresa mediante nuestros servicios de Consultoría Odoo.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
