Es difícil huir de las facturas, ni siquiera en verano. Si trabajas en el departamento de contabilidad o finanzas, seguro que su gestión te complica algún que otro día; y en vacaciones, lo mismo, solo que esta vez te duelen más porque se alimentan de tu bolsillo. En lo segundo no podemos ayudarte, pero en lo primero sí. Te proponemos ahorrar y cumplir la ley fácilmente con las ventajas de migrar ya a la factura electrónica.
Definitivamente, mantener procesos de facturación manuales o basados en programas ofimáticos tipo Excel es un lastre para la competitividad de cualquier negocio. Unos datos mal metidos, un retraso en el envío o recepción que no se ha detectado, un extravío que nadie se explica, un despiste en la aplicación de los requisitos de la AEAT… Te suena, ¿no?
La implantación de la factura digital consigue simplificar el proceso de facturación con beneficios para todos. Al facilitar su trabajo aumenta la satisfacción y productividad del personal, y el negocio evita gastos innecesarios fruto de errores, retrasos e incluso multas con la administración… sin contar el prejuicio reputacional con los clientes o proveedores que sufran los fallos al facturar.
13.500 € anuales de ahorros en el procesamiento de facturas
Las afirmaciones anteriores son fruto de nuestra experiencia dedicándonos a mejorar los sistemas de facturación de pymes. El estudio ‘Facturación electrónica: El camino hacia una economía conectada’ de Sage, fabricante líder en soluciones de gestión empresarial, coincide con nuestra visión. Será porque Orbit Consulting Group es partner de Sage desde hace muchos años, ofreciendo consultoría y soluciones para automatizar los procesos de facturación.
Este informe, basado en encuestas a más de 9.000 pymes en todo el mundo, indica que los ahorros de la eFactura pueden llegar a más de 13.500 € anuales y 6 horas semanales, reduciéndose casi a la mitad el tiempo (un 44%) dedicado al procesamiento de facturas. Además según la AFI (Analistas Financieros Internacionales), que presentó ese informe junto a representantes de la CEOE, las pymes españolas y europeas obtiene el ROI solo en un año. Y después de dos años, los ahorros generados prácticamente duplican o triplican el coste inicial.
Esto significa que la factura electrónica es una herramienta estratégica con la que mejorar la eficiencia operativa de las empresas gracias a la trazabilidad de las transacciones y el aumento de productividad laboral. Estas ventajas y reducciones de costes permiten contar con recursos extras para invertir en otros requisitos de la digitalización empresarial. ¡Una jugada maestra!
Obligaciones de la Ley Crea y Crece y Ley Antifraude para contabilidad y facturación
Pero aún hay más… Si ni siquiera te ha convencido esos argumentos, porque eres un believer de las pérdidas empresariales, sentimos decirte que, sí o sí, tu negocio va a tener que migrar a la facturación electrónica porque lo exige la ley.
Por una parte, la Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de utilizar facturas electrónicas (emisión y recepción) entre empresas y autónomos. Tras su acatamiento por parte de las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año, su cumplimiento será ya para el resto a partir de junio de 2025, es decir en menos de un año. Pasar a trabajar con facturas digitales cuanto antes supone poder operar con grandes empresas y la AAPP desde ya, además de simplificar la siempre ardua gestión de remesas, cobros y pagos.
Por otra, la Ley Antifraude es una normativa de la AEAT que exige la utilización de programas adaptados para la generación de facturas que permitan erradicar la utilización del denominado software de doble uso con el que llevar una contabilidad oficial y otra paralela para ocultar beneficios. El uso de una solución de facturación certificada por Hacienda impide la modificación o eliminación de facturas dotando de integridad, conservación, accesibilidad, legalidad, trazabilidad e inalterabilidad a todo el proceso.
¿Qué solución es la mejor para hacer facturas digitales?
Aunque todo lo comentado parezca engorroso, el objetivo es facilitar la gestión de facturas diciendo adiós al papeleo de la facturación manual y a la complejidad de las hojas de cálculo tipo Excel. Pero no todo software de facturación vale. Para empezar debe estar validado por la AEAT y cumplir sus requisitos. Aunque no basta con eso para ser eficaz. Tienes que valorar su capacidad para integrarse con el resto de tus aplicaciones de negocio, su sencillez de uso, la calidad de sus funcionalidades y, algo imprescindible, su flexibilidad para personalizarlo a las necesidades de tu empresa.
En Orbit Consulting Group trabajamos con dos propuestas líderes, el módulo de facturación de Sage 200 y Odoo Facturación, para crear y automatizar procesos de factura digital. Ambas soluciones son aplicaciones cloud que se integran en plataformas de gestión empresarial que conectan todas las áreas de la empresa.
El rendimiento de las soluciones de Odoo y Sage está asegurado. Pero migrar a la eFactura no es solo desplegar un programa, es necesario dar antes otros pasos imprescindibles:
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- Realizar un análisis del equipamiento HW y SW existente. Detectar qué se necesita mejorar para cumplir los requisitos. Desde luego, erradicar programas antiguos, piratas y el uso de simples herramientas ofimáticas que ya no son viables.
- Auditar las operativas. Identificar a las personas y los departamentos que pueden facturar para explicarles las nuevas exigencias en facturación tanto de la Ley Crea y Crece como de la Ley Antifraude.
- Implantar una nueva cultura en la organización. Significa, principalmente, que ya no pueden anularse y modificarse arbitrariamente las facturas. Es como reaprender a facturar.
Contáctanos y solicítanos una consultoría para la factura electrónica. Además te ayudamos a beneficiarte de las ayudas del Kit Digital para implantar la eFactura. ¡¡Hazlo cuanto antes que el tiempo vuela!!
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
