La eficacia del trabajo en equipo está fuera de dudas. Afortunadamente, la tecnología también es una aliada para promoverlo y facilitarlo en las organizaciones. En este post, apuntamos las principales ventajas de la plataforma colaborativa Microsoft Office 365, sin duda la mejor suite del mercado en esta área.
La solución colaborativa Microsoft Business Productivity Online Suite fue el punto de partida en 2008 de lo que hoy conocemos como Office 365. Incluía viejos conocidos como Exchange, SharePoint, Lync (rebautizado posteriormente como Skype for Business) y más tarde OneDrive (como almacenamiento en la Nube de Microsoft para compartir ficheros de manera segura). A estos se han ido uniendo una diversidad de productos que, a veces, cuesta alinear con su uso más adecuado.
Son herramientas de mensajería cloud y mucho más. Facilitan el trabajo en equipo e impulsan la productividad de los empleados mediante chats, reuniones online vía telefónica o a través de mensajería de videoconferencia, entornos de co-autoría, compartición de archivos segura, correos electrónicos en grupos, redes sociales… Vamos a conocer algunas.
¿Qué es Microsoft Teams? Da un paso más tras SharePoint y Grupos
Teams y Grupos complementan a SharePoint, la popular plataforma de colaboración por excelencia. Las tres herramientas permiten gestionar archivos, aplicar actualizaciones de forma sincronizada e incorporar distintos ítems para dar forma a una iniciativa o un proyecto.
En concreto Teams ofrece un área de trabajo basada en chats, que ofrece en su interfaz acceso instantáneo a aplicaciones de Office 365 referidas a llamadas de voz y videoconferencias (Skype for Business), el paquete Office online (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, OneDrive, Publisher y Acces –estas dos últimas desde PC), gestión de ficheros (SharePoint), planificaciones (Planner), análisis (Power BI) y un potente buscador (Delve). Es un espacio para comunicaciones en tiempo real, en las que manda la inmediatez. Cuenta con un T-Bot como asistente virtual que facilita al máximo su utilización.
Teams es una evolución de Grupos, donde la principal vía de comunicación es el correo electrónico. Una diferencia importante entre estas dos aplicaciones es que con Grupos sí es posible interrelacionarse con personas ajenas a la organización, por su parte Teams está pensada para el trabajo interno dentro de las empresas.
Usa Yammer como red social corporativa
Un aspecto crítico en los entornos de colaboración es la planificación. Office 365 nos ofrece, Outlook Task y Planner, dos aplicaciones que beben de SharePoint. La primera está más enfocada a planificar acciones individuales y la segunda a proyectos colectivos.
Por su parte, Yammer se comporta como una red social corporativa llevando al mundo empresarial todos los atractivos de las RRSS al uso (Facebook, Twitter…). Es un punto de encuentro en el que compartir conocimiento, plantear preguntas, iniciar debates, etc. Se pueden crear múltiples comunidades con distintos intereses por toda la organización.
Todas estas aplicaciones de mensajería avanzada para entornos colaborativos se consumen de forma fluida también en los dispositivos móviles. Esto significa que fuera de la oficina los equipos pueden continuar activos. Por ejemplo, trabajar en un fichero de Word, PowerPoint o Excel, interactuando a la vez con Teams, subirlo a OneDrive y comentarlo en una videoconferencia con Skype for Business… todo de forma ágil, pasando de uno a otro dispositivo.
Despliega un plan personalizado con Office 365
La evolución de todas estas herramientas y la incorporación de otras es continua (Ver el Roadmap de Microsoft Office 365) por lo que puede resultar realmente estresante para una empresa estar al día de todos esos cambios. Además, no siempre resulta sencillo administrar un entorno combinado de estas en el que hay que conocer a fondo sus distintos interfaces y en el que incide directamente las configuraciones y políticas que se definan en el espacio de la Nube Office 365 contratado (Office 365 tenant).
Apoyarse en una empresa especializada en Microsoft Office 365 permite delegar su puesta en producción, gestión y soporte, teniendo al día siempre la última versión. Además su experiencia con plataformas cloud colaborativas es clave para ayudar a las empresas a determinar qué herramientas colaborativas son las que necesita en función de sus particularidades. Su despliegue en un entorno seguro para todos los datos que se comparten es otro aspecto crucial que se garantiza al trabajar con expertos en Office 365.
Orbit Consulting Group es una empresa especializada en diseñar e implantar soluciones de arquitectura TI para pymes y empresas de Madrid, y el resto de España.
