La posibilidad de consumir un programa CRM bajo la modalidad Software as a Service (SaaS) está impulsado el uso de este tipo soluciones de negocio en las Pymes. No tener que invertir en activos TI de alto coste, tanto hardware como software, son algunas de las Ventajas y Beneficios de un CRM SaaS que ha animado a muchas empresas a descubrir los muchos beneficios de este tipo de aplicaciones, simplemente mediante el pago de una mensualidad según usuarios. Esto, además, supone conocer de antemano los gastos vinculados a él, algo clave para definir y respetar presupuestos.
El interés de las empresas, sean del tamaño que sean, por mejorar la gestión de los clientes y aprovechar las Ventajas y Beneficios de un CRM SaaS para gestionar también otros aspectos referidos a ventas, marketing, comercial, etc., ha animado a muchos proveedores a ofrecer múltiples productos SaaS, que dificultan la elección del más adecuado. Obviamente, cada Pyme tiene que valorar sus necesidades, pero en términos generales es importante atender a estos criterios básicos para seleccionar una solución efectiva y evitar pérdidas de tiempo y dinero. Fundamental: Recuerda que no todo es el precio.
Criterios para seleccionar según las Ventajas y Beneficios de un CRM SaaS
1- Comienza probando una versión demo gratis. El CRM es un programa llamado a ser la aplicación core de muchos usuarios con distintos perfiles (equipo comercial, responsables de ventas, departamento de marketing…). Lógicamente el personal TI tiene que considerar sus aspectos técnicos, pero es determinante contar con el visto bueno de los usuarios. Un buen producto CRM SaaS facilita versiones de prueba temporales para conocerlo a fondo entre todos.
2- Exige funciones completas y avanzadas. Que sea SaaS no quiere decir que sean productos de menor calidad que los on-premise. Una solución CRM por suscripción óptima tiene que ofrecer también características Enterprise, como es el caso de la automatización de procesos de venta y de campañas de marketing, la gestión de email marketing, CRM Social, la generación de informes, etc.
3- Valora su escalabilidad. Proporcionar esas capacidades no quiere decir que haya que contratarlas todas obligatoriamente desde el principio. El programa CRM debe ser modular para ir añadiéndolas o eliminándolas según las necesidades del negocio.
4- Demanda una interfaz sencilla y su máxima adaptación a tu negocio. Tiene que ser una solución flexible que cubra las dinámicas de tus procesos, diseñándolos libremente con la estructura y componentes que desees. Debe adaptarse a tu negocio y no al revés. Cuanto más sencillo sea su uso, más aceptación tendrá entre los usuarios, aumentando su productividad.
5- Comprueba que permite entornos de movilidad. Esa productividad se incrementará si el acceso al programa CRM es posible desde cualquier dispositivo móvil y cualquier navegador de Internet para que los usuarios puedan consultar y gestionar en todo momento los datos y procesos que requieran.
6- Verifica su seguridad. Los datos corporativos son el mayor valor de las empresas y su protección es prioritaria. Al evaluar un producto, hay que considerar meticulosamente las características del data center en el que van a residir: si cumple la legislación española, si se aplican tecnologías de encriptación, qué planes de backup y disaster recovery ofrece, así como sus protecciones físicas (vigilancia, estrategias anti-incendios…).
7- Asegura la generación de roles y accesos controlados. El modelo SaaS no implica perder el control de la administración del sistema CRM. Una función clave es poder crear los roles que se requieran y proteger los accesos con passwords. Se puede determinar quién puede acceder a qué y cómo (leer/escribir/eliminar), con una completa trazabilidad de las acciones realizadas por cada uno de los usuarios.
8-Garantiza su integración y compatibilidad TI. El poder de un software CRM avanzado radica en su capacidad para integrarse con otros programas de la compañía. De esta manera, pueden compartir datos entre ellos, lo que facilita una visión 360º de los procesos que se gestionen, así como del negocio en sí. Por ello, resulta fundamental valorar su posibilidad de ‘diálogo’ con la infraestructura TI existente, sistemas operativos y aplicaciones. Entre estas, la conexión CRM y ERP resulta, prácticamente, imprescindible.
9- Busca la robustez del fabricante. El auge de los programas CRM SaaS ha inundado el mercado de ofertas que no siempre son de calidad. Sopesa la experiencia, especialización y solidez del proveedor. Requiérele referencias de clientes y estima su fidelidad. Comprueba su capacidad para proporcionar actualizaciones que te permitan contar siempre con la tecnología más puntera. Establece Acuerdos del Nivel del Servicio (SLA) en los que se detallen sus obligaciones y compromisos.
10- Complementa la tecnología con servicios de apoyo. El éxito del CRM SaaS en las Pymes radica en la liberación de tareas e inversiones TI que supone. Aparte de una tecnología satisfactoria, es crítico contar con un servicio de soporte que facilite su puesta en marcha y resuelva cualquier incidencia que pueda surgir. Lo más recomendable es sumar al portfolio que ofrezca el proveedor la ayuda de un consultor CRM especializado en el producto elegido. Con uno y otro, hay que valorar aspectos clave como formación, inclusión en el programa de guías para resolver de forma autónoma dudas y problemas; tipo de soporte al usuario y consultoría de negocio para mejorarlo optimizando el uso del programa CRM.
Todos estos son requisitos que optando por Sage CRM se cumplen al completo y que Orbit Consulting Group, como partner de Sage y consultor CRM en Madrid y el resto de España, se encarga de personalizar ampliando las capacidades de esta solución para diseñar y automatizar la gestión de cualquier proceso de negocio, convirtiéndola en una herramienta BPM/XRM: gestión de compras, gestión de gastos y presupuestos, gestión de reclamaciones, gestión de incidencias y reparaciones, organización de cursos, control de procesos calidad, etc.
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