Adoptar pronto las nuevas obligaciones referidas a los programas de facturación de la Ley 11/2021 no solo permite estar al día con las exigencias de la AEAT, sino que también simplifica y protege el proceso de emisión y recepción de facturas. ¿Sabes si tu software de facturación cumple la Ley Antifraude?
La gestión de facturas es una operativa clave en las empresas. Su impacto es total en la salud financiera y en las relaciones con los clientes. Fallar en este proceso perjudica irremediablemente al negocio. Generarlas correctamente cumpliendo lo establecido por la Agencia Tributaria debe ser una prioridad en las compañías.
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que es una transposición de una directiva europea, incorpora novedades que afectan a la Ley General Tributaria y por tanto a todo el ecosistema empresarial. Entre ellas, además de aspectos relativos a los pagos en efectivo, la más significativa para los procesos de facturación es la prohibición de utilizar software de doble uso y la obligación de usar programas de contabilidad y facturación certificados por la AEAT.
¿Qué es un software de doble uso?
Esta nueva ley de facturación de la Agencia Tributaria exige la utilización de software adaptado a la Ley Antifraude. Su fin último es erradicar la utilización del llamado software de doble uso.
Y, ¿qué significa software de doble uso? Un software de doble uso es un programa que permite llevar una contabilidad y una facturación oficial y, a la vez, otra paralela en la que se oculten ventas. Esto supone que no es posible utilizar software de gestión empresarial con el que se pueda ocultar o borrar facturas con el objetivo de defraudar, mediante la manipulación u omisión de datos registrados, y llevar dobles contabilidades.
Deben cumplir esta norma todas las empresas o autónomos que emitan facturas, excepto las localizadas en las Islas Canarias o en territorio foral o que estén acogidas al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) de la Agencia Tributaria. Se ha abierto un periodo voluntario que comienza el 01/07/2023 para convertirse en obligatorio un año después (01/07/2024). Entonces ya se impondrán sanciones de entre 50.000 €-150.000 € según la gravedad del incumplimiento
Cómo es un programa certificado para la Ley Antifraude
La adecuación a esta ley de facturación es crítica en las empresas. Hacerlo cuanto antes les permite beneficiarse de la actualización de la gestión de facturas y transmitir a sus clientes un mensaje de innovación y confianza.
Un software certificado por la AEAT tiene como principal característica impedir la modificación o eliminación de facturas, dotando de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad al proceso de facturación.
Debe ser un programa que emita facturas con un código QR, incluyendo información de la factura; y que permita enviarlas, si se desea, automáticamente a la Administración Pública (al sistema VeriFactu de facturas verificables). Si se decide no enviarlas, pues es voluntario, en todo caso debe generarse un registro de facturas (Altas/Anulaciones) que puede ser reclamado por la AEAT en cualquier momento.
Ley facturación AEAT: Adiós a las hojas cálculo tipo Excel en 2024
Todavía resulta sorprendente comprobar que existen empresas que usan hojas de cálculo tipo Excel, Sheets o Numbers para llevar a cabo la contabilidad. Son herramientas con funciones muy limitadas y muy poco intuitivas que complican el proceso de facturación. No garantizan las exigencias de la ley por lo que no podrán utilizarse para esa operativa a partir de julio de 2024.
Un software para la Ley Antifraude debe generar un registro por cada factura emitida y, también, proporcionar un registro de los distintos eventos que tengan lugar en el sistema (versiones, actualizaciones, accesos…). Su operativa debe regirse, como apuntábamos anteriormente, por los siguientes principios:
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- No puede haber huecos en la facturación, eliminando facturas emitidas; y deben cumplimentarse todos los datos obligatorios para la expedición.
- Conservación. Los datos introducidos son permanentes.
- Accesos controlados y monitorizados, pudiéndose aplicar distintos perfiles.
- Datos legibles y entendibles, con diversas posibilidades de exportación.
- Registro automático de cada acción realizada por un usuario (fecha, hora, autor).
- Imposibilidad de manipular o alterar cualquier factura sin que se refleje el responsable de la modificación. Generación de huella digital.
Orbit Consulting Group, especialista en soluciones de facturación para la Ley Antifraude
En Orbit Consulting Group llevamos más de 25 años acompañando a las pymes en su evolución tecnológica, alineándola con las necesidades de su negocio y garantizando el cumplimiento de la ley de su gestión empresarial. Por eso estamos totalmente preparados para desplegar en las empresas programas de contabilidad, facturación y gestión adaptados a la Ley Antifraude.
Como Sage Business Partner Gold, ponemos a disposición de las pymes un gran conocimiento y una amplia experiencia en los programas de este fabricante líder en soluciones de gestión empresarial para actualizar el software de facturación y cumplir con la Ley Antifraude.
Somos especialistas en Sage 200 Advanced Edition, cuyo módulo de eFactura garantiza la máxima agilidad e inmediatez en la recepción de facturas con seguridad jurídica. Incorpora firma electrónica, utiliza los formatos de factura más universales, los certificados homologados por la AEAT y se enlaza con plataformas de eFactura de CaixaBank, la CECA, etc.
La comunicación de Sage 200 Advanced Edition con la AEAT es completa, lo que facilita al máximo cualquier operativa con ella. En este sentido, también es posible generar automáticamente las liquidaciones de IVA e IRPF, y los modelos de declaraciones de operaciones con terceros. Y siempre enviando alertas de las obligaciones legales. Además, cuenta con un módulo especial para automatizar al 100% todo el proceso de cumplimiento del SII.
A falta de la publicación del reglamento del software de facturación, prevista para junio de 2023, Sage 200 Advanced Edition cuenta con un marco consolidado de funcionalidades que lo convertirán, incluyendo las adaptaciones oportunas, en un software certificado para cumplir con la Ley Antifraude. Ve adaptando, de la mano de Sage y Orbit Consulting Group, tu proceso de facturación a las nuevas obligaciones para llegar a tiempo y evitar sufrir sanciones que pueden poner en riesgo tu negocio. Además, si eres nuevo cliente puedes aprovechar el Plan de ayuda para la Pyme de Sage de 7.000.000 € lanzado para incentivar la transformación digital en este sector de empresas.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
