La suite de soluciones de productividad en la Nube Microsoft 365 (antes Office 365) es uno de los servicios cloud más utilizados por las empresas. Pero no todas son conscientes de su responsabilidad a la hora de securizar los datos que procesan sus plataformas. A continuación proponemos una solución de Backup para proteger los datos en Microsoft 365.
MS 365 compila las herramientas más populares de los paquetes MS Office que han sido ampliamente utilizados on-premises en el entorno empresarial desde su aparición, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Exchange, SharePoint… y otras netamente digitales como OneDrive y Teams. El principal atractivo de consumirlas en la Nube reside en que las empresas se liberan del despliegue y la gestión de toda la infraestructura física necesaria para que funcionen.
Y ahí acaba, justamente, el compromiso de Microsoft: garantizar que las plataformas funcionan. Hasta el punto de que si el servidor que provisiona mi servicio se cae, automáticamente, este se soporta por otro servidor de MS en otro de sus datacenters. Todo sin que el cliente se entere. Es decir, Microsoft solo se ocupa del procesamiento de datos, no de su respaldo conforme a los mínimos requisitos de Backup que garantizan algo tan prioritario como el cumplimiento del RGPD.
¿Cuál es la responsabilidad de Microsoft en la gestión de datos de MS 365?
Orbit es un proveedor TI con amplia experiencia en Microsoft 365, tanto en su despliegue como en su integración con el resto de los recursos TI corporativos, como la integración del ERP con Office 365. Nuestros profesionales son conscientes de la confusión que crea el que MS 365 proporcione una papelera de reciclaje identificándola con una especie de Backup. Pero nada más lejos. En esta papelera los archivos se eliminan al mes pasando a otra papelera de nivel 2 donde se retienen tres meses antes de borrarse definitivamente.
Fuera de ese periodo es imposible recuperar nada. Y en el caso de estar dentro del plazo, la recuperación es muy compleja pues hay que ir revisando ítem por ítem hasta dar con el que se busca. Esta técnica de ‘buscar en la papelera’ nada tiene que ver con la realización de copias de respaldo en otra ubicación que es el concepto básico de Backup.
Pese a que Microsoft avisa en el apartado de SLAs de que es recomendable realizar Backup regularmente con herramientas de terceros, el hecho de que MS 365 se provea en la Nube da por sentado para muchos clientes que ellos no tienen que ocuparse del Backup, tal y como lo hacen para respaldar su entorno Office en local.
¿Por qué realizar copias de seguridad de Office 365 en la Nube?
Realizar Backup a Microsoft 365 es crítico porque trabajar en cloud no exime de sufrir pérdidas de datos, ya sean por negligencia de los usuarios, actos malintencionados conscientes o ciberataques. Y para remediar comportamientos sospechosos su herramienta de Exchange ‘Litigation on hold’ no es suficiente, ya que esta especie de suspensión de funcionalidades no puede aplicarse a toda la plantilla; es más una herramienta con fines legales que una solución de seguridad.
Además, todos los datos que se crean y fluyen por las distintas plataformas deben ajustarse a las políticas de retención y compliance de cada organización, además de cumplimientos legales como GDPR. Esto sin una estrategia óptima de Backup y restauración es imposible realizarlo.
Es importante indicar que también existen los ciberataques ransomware en Microsoft 365. Es cierto que Microsoft sí proporciona tecnología robusta en la protección de los accesos a la plataforma, pero esas credenciales pueden ser obtenidos mediante phising y encriptar toda la información que contenga.
Orbit es partner de Veeam Software: Ventajas de Veeam Backup for MS Office 365
La solución Veeam Backup for MS Office 365 de Veeam Software, proveedor líder de soluciones de Backup del que Orbit es partner, permite realizar tanto copias de respaldo de los entornos on-premises de Office como de su suite cloud Microsoft 365. Esta posibilidad es muy interesante porque la migración a la versión en la Nube suele realizarse poco a poco e incluso muchas empresas trabajan en un entorno hibrido físico / Nube.
Pero centrándonos en Microsoft 365, su valor reside en que simplifica al máximo su Backup. Es un dispositivo que se ejecuta en Windows en una máquina física, virtual o cloud, y que mediante API se conecta con MS 365 para extraer de ese entorno los datos y almacenarlos o bien en sistemas on-premises o en almacenamiento de objetos en la Nube (tipo Amazon S3, servicios S3 compatibles, MS Azure Blob, IBM Cloud).
En esta última opción incluye un pequeño repositorio local de caché que almacena solo metadatos para abaratar el proceso de identificación de ítems a recuperar, así se aseguran extracciones correctas de ítems desde los servicios de almacenamiento de objetos en la Nube, evitándose sobrecostes.
Encriptación de datos y recuperación de datos granular a nivel ítem
Es importante señalar que todos los datos que se mandan al almacenamiento de objetos están encriptados con el sistema de cifrado por bloques AES-256 bits, lo que permite realizar Backups con alta seguridad como defensa a posibles ciberataques.
En cuanto a la recuperación, Veeam Backup for MS Office 365, además de restaurar buzones al completo y de forma masiva, cuenta con herramientas intuitivas que permiten recuperar de forma granular por ítem al máximo detalle, desde un correo a un contacto, una nota, una conversación… Además, esos datos pueden recuperarse con distintas extensiones y ubicarse donde se quiera, ya sea en su ubicación original, una carpeta concreta, de una cuenta a otra, etc.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
