El soporte informático suele vincularse a términos como administración de sistemas, mantenimiento de infraestructuras TI, monitorización TI, etc., enfocados a los recursos de hardware; sin embargo, implantar un software de gestión tiene un impacto en el presupuesto y los procesos de las compañías que conviene controlar al máximo para que sea eficaz y rentable. Contar con el asesoramiento y soporte integral de una consultora especializada en este tipo de soluciones con experiencia contrastada acelera su optimización y puesta en marcha, por tanto, contar con un Soporte ERP y CRM es esencial.
Por muy completo y avanzado tecnológicamente que sea el mejor programa CRM o software ERP comercial, es necesario adaptarlo a las particularidades tecnológicas y de negocio de cada organización para aprovecharlo al máximo. A modo de servicios gestionados de CPD, apoyarse en un socio tecnológico libera a las empresas de la necesidad de tener un equipo TI dedicado, dejando en sus manos el ciclo de vida del software. La compañía se centra, así, al 100% en su negocio y se olvida del soporte ERP y CRM.
Más allá de un servicio helpdesk como Soporte ERP y CRM
Todo proyecto de implantación de un software ERP o una solución CRM, consta de un antes, durante y después que determinará su éxito. ¿Cuál es la hoja de ruta a seguir? ¿Cuál es el papel de un consultor CRM y ERP? ¿Cómo elegir al mejor Soporte ERP y CRM?
1- Análisis funcional de los procesos
Consultores y empresa deben revisar cada uno de ellos para poder diseñarlos, o mejorarlos si es el caso, y automatizarlos. Es necesario que los equipos involucrados en la solución (preventa, comerciales, administrativos…) compartan sus retos y necesidades para que los profesionales TI entiendan su negocio y sus expectativas. Un socio con experiencia siempre será proactivo y comentará pros y contras hasta que se concrete la mejor propuesta.
Es importante definir qué datos son los que van a fluir en la aplicación y dónde están para poder plantear las integraciones que sean necesarias y una gestión documental adecuada.
2- Parametrización
Es el momento de configurar el programa CRM y ERP, estableciendo distintos tipos de usuarios y grupos, con diversos permisos y herramientas, así como las particularidades de cada empresa. Estas se refieren a aspectos como la personalización de la pantalla, la creación de la estructura de datos encargada de almacenar la información del sistema, la creación de campos, establecer los criterios de la pantalla de búsqueda, personalizar la pantalla de edición, configurar cuadros de mando y reportes, etc.
Confiar en una empresa que esté especializada, también, en la implantación y gestión TI de sistemas permite abordar de forma natural cualquier incorporación o actualización de hardware. Es el caso de la necesidad de limpiar y migrar BBDD para poder crear cubos analíticos para informes y cuadros de mando con tablas dinámicas. Estas acciones completan las distintas integraciones o actualizaciones que haya que asumir de cualquier tipo de programa corporativo. Entre estas una integración clave, la del ERP y CRM.
Es fundamental elegir a un socio TI capaz de desplegar cuadros de mando e informes ad-hoc totalmente personalizados, más allá de las opciones estándar del software, para visualizar todo tipo de detalles clave: reporte financiero, listado de precios, vencimiento de cuentas por pagar, etc., con múltiples campos y filtros. Supone decir adiós a toda la complejidad de Excel, acceder a datos fiables sin tener que verificarlos continuamente y ganar tiempo para invertir en otras labores.
3- Pruebas e instalación
Huye de las empresas que acuden solo una o un par de reuniones y no sabes de ellas hasta que aparecen con la solución ya lista para implementar. Al contrario, lo recomendable es ir poco a poco probando desarrollos para verificar su eficacia y modificar lo que sea pertinente. Así, al final no habrá sorpresas desagradables.
A lo largo de toda la definición y diseño del proyecto, deberá asistirte un equipo con distintos perfiles (coordinador, consultores, operarios técnicos especializados en áreas, y analistas) que apoyarán y supervisarán continuamente la implantación.
4-Formación y Servicios de mantenimiento correctivo y evolutivo
Un despliegue personalizado siempre agiliza el aprendizaje de la solución al ser a medida, pero este es necesario. De forma consensuada, la empresa consultora deberá diseñar un contenido y calendario formativo según los roles de los usuarios que impartirá en las oficinas del cliente para su mayor comodidad.
Los servicios gestionados para empresas incluyen, por supuesto, el mantenimiento y soporte de la solución implementada. El helpdesk a los usuarios de negocio se debe complementar con un compromiso para resolver cualquier incidencia en el software, ya sea fallo, mejora o actualización. Estos servicios gestionados TI tienen que ofrecerse en distintas modalidades: telefónica (hotline), presencial (on site) o remota (vía telemática).
Una manera flexible de acceder a ellos es mediante la contratación de bonos de horas, ajustados a los días y los horarios que mejor convengan a cada negocio.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional de Soporte ERP y CRM.
