En 2017 y 2018 han entrado en vigor dos nuevas normativas que han obligado a las empresas a modificar procesos clave en su gestión: el Sistema de Suministro Inmediato de Información de la AEAT y el Reglamento General de Protección de Datos de la UE. Son cambios que lejos de provocar problemas generan beneficios con Sage 200cloud, un software ERP para cumplir SII y RGPD de forma segura y sencilla.
De forma breve, el SII (Sistema de Suministro Inmediato de Información) significa que las empresas sujetas a él deben informar a la AEAT sobre las facturas recibidas y emitidas. Esto debe hacerse creando ficheros XML, introduciéndolos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, y buscando, corrigiendo y volviendo a introducir la factura si Hacienda detecta alguna incidencia o fallo.
Por su parte, el RGPD o GDPR (General Data Protection Regulation) incluye novedades referidas a la obtención del consentimiento expreso en la recogida de los datos personales, el derecho al olvido y a la portabilidad, además de los ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) que ya protegía la LOPD.
Automatización de procesos SII y RGPD con Sage 200cloud
Todas los nuevos procesos que incorporan estas dos regulaciones pueden automatizarse utilizando un programa ERP avanzado como Sage 200cloud. Este software ERP proporciona módulos específicos para gestionar SII y RGPD. De esta manera, se evitan gastos en tiempo, errores humanos y costes, tanto operativos como de posibles penalizaciones si se incumple lo establecido por dichas normas.
A estas alturas, muchas empresas ya han valorado lo que les ha supuesto la incorporación de estas nuevas obligaciones dentro su operativa diaria. Las que no cuenten con un sistema de gestión automático habrán comprobado lo complejo que es tramitar correctamente los procesos a los que obligan.
Cometer errores en la gestión fiscal puede impactar no solo en nuestra relación con Hacienda, sino en la propia con el ecosistema empresarial (colaboradores, proveedores, clientes…), poniendo en juego la reputación corporativa.
Lo mismo ocurre con el cumplimiento del RGPD; la ley ha reforzado los derechos de los ciudadanos para proteger su intimidad. La laxitud en la asunción de obligaciones puede tener como resultado recibir multas que hagan tambalear el futuro del negocio.
Solución software para SII: Sage SII Express y Sage SII Avanzada
Sage SII Express es una solución SII fácil que permite reutilizar cualquier programa ERP o de contabilidad existente en la empresa. Es una pasarela de presentación de la información del SII en la AEAT con la que importar todos los movimientos contables y/o registros de IVA de la solución de gestión corporativa y completar todos los procesos del SII de forma automatizada.
La dinámica es tan fácil como cargar los movimientos contables/facturas en una plantilla de MS Excel con un diseño determinado y una vez en la plataforma cumplir el procedimiento fijado por la AEAT.
Por su parte, Sage SII Avanzada da un paso más y ofrece una automatización al 100% para poder gestionar todo el ciclo de vida del SII:
- El programa genera los ficheros XML requeridos.
- Conexión automática con la sede electrónica de la AEAT para su envío.
- Se puede programar el envío automático de las altas, bajas y modificaciones de las facturas cada día en los periodos de tiempo que se quiera (por ejemplo a las 13:00 horas y a las 17:00 horas).
- A través de un mismo visor es posible comprobar el estado de todos los envíos.
- El propio sistema indica los errores a solucionar si los hay, y pueden realizarse las modificaciones oportunas de inmediato en él, siendo incorporadas automáticamente en la sede de la AEAT.
Solución para GDPR: Módulo de Sage 200cloud RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos marca unas pautas de obligado cumplimiento al recopilar, procesar, administrar y compartir datos personales en las organizaciones.
El módulo específico RGPD del programa ERP Sage 200cloud permite automatizar estas obligaciones y, gracias a un intuitivo Gestor RGPD, obtener una visión 360º y una trazabilidad continua de los procesos GDPR:
- Identificar qué datos personales se tienen y dónde residen.
- Controlar cómo se usan y se accede a los datos personales.
- Establecer controles de seguridad para prevenir, detectar y responder a vulnerabilidades y violaciones de datos (gestión accesos).
- Mantener la documentación completa sobre los procesos y gestionar las solicitudes de datos (acceso y portabilidad). Máxima transparencia.
Sage 200cloud es un ERP óptimo para gestionar RGPD porque facilita al máximo su cumplimiento al poder actuar sobre cualquier registro que contenga datos personales o identificativos de terceras entidades, ya sean clientes, proveedores, colaboradores, etc.
Además, el módulo GDPR de Sage 200cloud permite tramitar tanto información estructurada como no estructurada. Para facilitar esa gestión, se integra directamente con Microsoft Office 365 Business Premium.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
