Confiésalo: pereza, dudas y gastos son algunas de las excusas para retrasar las inversiones y los cambios en tecnología. Pero cuando la ley aprieta no hay vuelta de hoja. Es lo que pasa con la gestión de facturas que, casi en un año, no solo tendrán que ser digitales, sino que deberán ajustarse a normas de la AEAT. ¿Sabes cómo preparar el proceso de facturación para Verifactu?
En este blog te hemos comentado cómo cumplir con la Ley Antifraude y aplicar en la empresa la Ley Crea y Crece. Ambas determinan una nueva manera de emitir, gestionar y contabilizar las facturas. El motor de ese nuevo marco al que todas las empresas deben dirigirse es Verifactu. Y… ¿qué es Verifactu? Es el sistema de la Agencia Tributaria que fija la emisión de facturas verificables, y con el que todos los softwares de gestión de facturas deben ser compatibles para garantizar el cumplimiento de las nuevas leyes.
Soluciones para gestionar facturas y cumplir Verifactu
El primer paso para adaptarse a los nuevos requerimientos de facturación es revisar si la solución que tenemos en la empresa permite generar registros contables y facturas que se ajusten a las exigencias de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad del reglamento Verifactu y sus últimas modificaciones.
Resumiendo, lo que se pretende con todo esto es que haya un control fiscal y una trazabilidad que impida el fraude fiscal, y para ello se prohíbe la manipulación o anulación de una factura ya emitida.
Se ha estipulado el 1 de enero de 2026 como la fecha límite para implantar y utilizar softwares de facturación certificados por la Agencia Tributaria en sociedades anónimas y limitadas, y el 1 de julio de 2026 para autónomos y sociedades civiles. Estas soluciones tienen que incluir funcionalidades que permitan cumplir con todos los requisitos; entre estos, utilizar formatos estándares que garanticen la legibilidad y ofrecer una conexión electrónica segura con la AEAT en la transmisión de las facturas, siendo esta continua, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
También, los que Hacienda denomina sistemas informáticos de facturación (SIF) deben ser capaces de emitir un código QR en cada factura con la que identificarla de forma individual. Y en el caso de que las facturas no se envíen de forma automática es preciso incluir la firma electrónica del emisor.
Obstáculos para adaptar las facturas a Verifactu
La teoría parece clara, lo difícil, como siempre es aplicarla. De hecho, a pesar de la publicidad que se ha hecho sobre estos cambios y las ayudas para facturación del Kit Digital, todavía muchas pymes no está preparadas.
Es importante transmitir la idea de que ya no basta con digitalizar el proceso de facturación. Hay que cumplir las normas de la Agencia Tributaria. Y sobre esto hay bastante desconocimiento. A esto se une el rechazo tradicional al cambio, a incorporar nuevos despliegues tecnológicos y procesos que hay que aprender, sin olvidar algo crítico: supone gastar dinero.
Pero no todo son molestias, implementar un software de facturación homologado por la AEAT y Verifactu, es una gran oportunidad para mejorar los procesos de facturación y conseguir ventajas para el propio negocio. ¿Qué por qué? Presta atención al siguiente apartado.
Beneficios de anticipar la adopción de Verifactu en las empresas
La puesta al día con Verifactu impulsa la digitalización del proceso de facturación en aquellas empresas que todavía apliquen operativas manuales. Esa automatización de la gestión de facturas genera ahorros en tiempos y gastos en envíos, agiliza los trámites y reduce errores humanos. Mediante reglas no solo se generan facturas, sino también pueden programarse recordatorios de pago o facilitar la conciliación bancarias.
Pero es más, obligaciones como la utilización de formatos comunes simplifica los intercambios de facturas con la seguridad de que no va a haber incompatibilidades. La emisión de QR garantiza su validez y la relación con la AEAT será más sencilla. Efectivamente, ya no serán necesarios los libros de registro de facturas emitidas y podrás acceder fácilmente a los datos de facturación en las autoliquidaciones. Al cumplir con Verifactu los errores en las declaraciones se reducirán drásticamente.
Adoptar la ley cuanto antes, va a darte un plus de competitividad en un entorno tan exigente como el actual en el que hay que diferenciarse continuamente para optar a nuevas oportunidades de negocio.
No le des muchas vueltas, contáctanos y te informamos de todos los aspectos sobre la factura electrónica y las soluciones de facturación homologadas con Verifactu. En Orbit Consulting Group llevamos 30 años acompañando a las pymes en su adaptación tecnológica a los cambios legislativos y de mercado.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
