A la hora de buscar los mejores ERP para encontrar el que se ajuste más mi empresa, hay prestar atención a un aspecto crítico que puede marcar la diferencia entre unos y otros. Nos referimos a cómo cada uno de esos Software ERP aborda la facturación. Este es un proceso fundamental que determina, en un tanto por ciento muy alto, la calidad de la gestión empresarial.
Da igual que se trate de un ERP en Cloud o de un ERP comercial on-premise, hoy en día es imprescindible exigir a todo software ERP la capacidad de incorporar la facturación electrónica como un flujo documental más dentro de la organización. La e-factura aporta importantes ahorros a los que no se debe renunciar, tanto en el proceso de facturación, como en el coste de recursos (papel, impresoras, correos y mensajerías…) y el tiempo que invierte el personal en su manipulación.
Pero un software ERP no puede funcionar como un mero software de factura electrónica. Soluciones como ERP Sage Murano agilizan al máximo este proceso haciendo partícipes de sus ventajas a distintos departamentos empresariales. Veamos cómo.
e-factura en un software ERP avanzado
Emisión de factura electrónica. Es un flujo integrado en el proceso estándar de emisión de facturas, pudiéndose enviar las efacturas en distintos formatos, estándares aprobados por la Agencia Tributaria, XML-UBL, PDF… Una vez generado el fichero electrónico y firmado en formato homologado (Facturae si es para la Administración Pública), se envía automáticamente al destinatario mediante email.
Recepción y registro de facturas electrónicas de compra. El Software ERP registra y contabiliza automáticamente las facturas electrónicas que envíen los proveedores. Basta con descargar el fichero que manden en la carpeta de entrada definida en la aplicación. A partir de ahí, se automatiza su gestión.
Recepción y registro de facturas en papel de compra. Sage Murano ERP se diferencia notablemente del resto de opciones del mercado en este punto gracias a su integración con iScan, la solución líder en el tratamiento de documentos digitalizados implantada en España por INDRA. Es un servicio en la Nube que analiza, detecta e integra en el sistema las facturas en papel. Se encarga de la:
- Digitalización de facturas recibidas
- Digitalización de documentos ya escaneados en PDF o cualquier formato gráfico (tiff, jpeg, bmp…), pudiendo utilizar cualquier escáner
- Identificación automática OCR de los datos de la factura
Un valor añadido de iScan es que cuenta con una red neuronal enfocada al aprendizaje de los distintos formatos y datos que aparecen en las facturas de todos los clientes usuarios para optimizar al máximo las tareas de digitalización.
Las facturas tramitadas por iScan se registran en la entrada rápida de facturas y, según la configuración decidida, quedan pendientes de validación o directamente son contabilizadas. En el primer caso, el usuario puede acceder a una pantalla para validar y corregir datos.
Funciones de gestión documental en Software ERP
Las facturas no son documentos de uso exclusivo para un determinado departamento. Contienen información clave que tiene que estar a disposición de, prácticamente, cualquier área. Para ello es necesario que el software ERP incluya capacidades de gestión documental, como es el caso del ERP Sage Murano.
Gracias a estas funciones avanzadas, las facturas pueden estructurarse de forma automática y óptima, aplicándolas una clasificación, ubicación y carpeta adecuada. Para ello se facilita la generación, totalmente personalizada, de todo tipo de carpetas por temas, usuarios, proyectos, clientes, proveedores, equipos, fechas, etc. Esto permite que las facturas estén anexadas a los campos y usuarios correspondientes, de manera que son fácilmente localizables.
Además, se puede incorporar a esta gestión documental cualquier otro documento que esté almacenado en el equipo o en otro módulo del ERP para, si resulta interesante, vincularlos a las facturas, por ejemplo.
Por último, un potente motor de búsqueda avanzada permite encontrar cualquier documento combinando palabras al estilo Google.
Como vemos, con soluciones como el ERP Sage Murano, la implantación de la factura electrónica impacta positivamente en la reducción de costes de los procesos administrativos, la mejora de la productividad de los empleados y la obtención de un rápido ROI.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
