La comunicación y el trabajo en equipo son fundamentales para que la información fluya ágilmente por las organizaciones. Un entorno colaborativo resulta imprescindible para detectar oportunidades de negocio y corregir situaciones que puedan perjudicarlo. Pero utilizar para ello aplicaciones de uso común como Whatsapp, Dropbox, Skype, Facebook… es muy arriesgado. ¿Qué herramientas de colaboración son seguras para las empresas?
Los empleados están acostumbrados a utilizar en su vida personal algunas de esas aplicaciones tan populares y si la compañía no les proporciona herramientas similares para compartir buscar y compartir información, tenderán a utilizarlas aunque no esté aprobado su uso.
Hay que tener en cuenta que cada vez son más los profesionales que realizan su trabajo en movilidad que, pese a estar fuera de las oficinas, demandan un contacto continuo con sus compañeros, responsables o colaboradores para poder ejercer sus tareas eficazmente.
Dejar la comunicación entre ellos sin un control basado en el plan de seguridad empresarial y apoyada en aplicaciones como las antes mencionadas pone en peligro la privacidad de las conversaciones y los documentos que se comparten. En definitiva, los datos corporativos están desprotegidos y al alcance de ciberdelincuentes que acceden a estas soluciones de mensajería fácilmente.
Office 365 colaboración en una Nube protegida
Más allá de desplegar entornos protegidos VPN y de escritorios virtuales (VDI) para acceder de forma remota a los sistemas críticos empresariales como ERP y CRM, existen plataformas diseñadas con estrictas medidas de seguridad en las que centralizar las necesidades empresariales de mensajería instantánea, correo electrónico, voz, videoconferencia y compartición de archivos.
En arquitecturas Windows, la suite colaborativa cloud Office 365 es un valor seguro. Outlook y Exchange, como herramientas de email; Skype Empresarial, el antiguo Lync centrado en videoconferencias y llamadas; OneDrive, repositorio en la Nube para compartir ficheros de manera segura; o SharePoint para la creación de sitios web, almacenar, organizar y compartir documentos e información de forma online son herramientas de sobrada solvencia para cubrir esos requisitos.
Sus frameworks son muy intuitivos y familiares por lo que su aceptación de uso es muy alta. Toda la plataforma se gestiona de forma centralizada para garantizar su correcta utilización. Aquí puedes conocer más ventajas de Microsoft Office 365. Además, es una solución que se integra muy fácilmente con soluciones de negocio empresariales, como el ERP Sage 200cloud para dar un mayor impulso a la productividad de los empleados.
BPM colaborativo con Exact Synergy Social Collaboration
Exact Synergy es un software de BPM que se comporta como una navaja suiza para gestionar todo tipo de proceso de negocio. Cualquiera en el que intervengan personas y se comparta información es susceptible de ser gestionado de una forma extremadamente sencilla, simplemente añadiendo formularios digitales en modo autoservicio. Este programa para la gestión de procesos sencillo y rentable cuenta con una solución de mensajería colaborativa denominada Social Collaboration en la que centralizar toda la comunicación entre empleados dentro de la empresa.
Social Collaboration es una plataforma de comunicación segura dentro del BPM Exact Synergy. Proporciona un timeline en el que compartir información entre colegas que puede ser visible para toda la compañía o restringirlo a un grupo específico, tantos como se quiera (asociados a un departamento, proyectos, por perfiles, etc.).
Su uso es similar al de Whatsapp, Linkedin o Facebook. Los empleados/colaboradores acceden a espacios de trabajo propios, según su perfil, donde visualizar la actividad de su grupo o grupos y recibir notificaciones de novedades para estar siempre a la última. Es posible publicar posts, compartirlos, destacarlos con ‘likes’, etiquetarlos… Y, por supuesto, la herramienta de colaboración segura y sencilla Social Collaboration de Exact Synergy también es accesible desde cualquier dispositivo móvil vía app.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
