La adaptación al GDPR o RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea está dando más de un quebradero de cabeza a numerosas empresas. Uno de los principales retos es la obligación de obtener consentimientos previos para poder utilizar datos personales en procesos tan críticos como las comunicaciones comerciales y las acciones de marketing (principalmente, envíos de emailings). En Orbit te proponemos una solución sencilla y eficaz: Gestiona con el CRM la obtención del consentimiento explícito de datos del GDPR.
El GDPR indica que “El consentimiento debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, especifica, informada e inequívoca del interesado de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal”.
Es un escenario completamente diferente al de la LOPD. Con esta era suficiente que el destinatario de la comunicación notificara a la compañía su negativa a seguir recibiendo envíos. Ahora, en vez de gestionar las bajas, hay que gestionar las altas.
Las empresas deben recopilar permisos de todos los individuos de los recaben datos personales o de los que cuenten ya con datos en sus BBDD, y almacenar esos consentimientos como evidencias. Con estas pruebas podrán hacer frente a cualquier reclamación por parte de los ciudadanos o de las autoridades.
Programa CRM para automatizar el proceso de consentimiento del GDPR
Recabar el consentimiento informado, explícito e inequívoco del GDPR de forma manual, ya sea en un entorno de papel o utilizando herramientas ofimáticas básicas (realizando listados, almacenando en carpetas, etc.), ralentiza mucho este proceso y resulta muy arriesgado al estar sujeto a posibles errores humanos.
Y esto es demasiado peligroso porque no olvidemos que la no información al usuario en el momento de recogida de los datos y la falta de consentimiento explícito acarrean cuantiosas multas (hasta 20.000.000 € o 4% del volumen de negocio anual).
Orbit Consulting Group ha desarrollado una solución para gestionar el consentimiento explícito del GDPR desde el programa CRM corporativo. Con ella es posible automatizar todo el proceso de obtención y almacenamiento de los consentimientos de forma centralizada y vinculada al resto de la gestión de clientes.
Cómo gestionar GDPR en el CRM: Completa gestión documental de los consentimientos
Trabajar con el software Sage CRM permite automatizar la gestión documental de todo el ciclo de vida de los consentimientos que exige el RGPD, Reglamento General de Protección de Datos. Desde el propio programa CRM, es posible:
- Generar o incorporar un documento/formulario plantilla que enviar a los clientes de la BBDD o a aquellos que queramos añadir a ella
- Realizar cómodos envíos de estos documentos directamente vía email a los contactos
- Crear un sencillo formulario electrónico solicitando el consentimiento que puede insertarse en las comunicaciones que se desee
- Recibir e integrar en el programa los documentos enviados automáticamente. Si se reciben en papel, se digitalizarán directamente para su posterior almacenamiento
- Almacenar los consentimientos afirmativos y negativos convirtiéndolos en registros fehacientes vinculados a cada cliente
- Acceder fácilmente a los consentimientos mediante búsquedas intuitivas para responder a cualquier reclamación del cliente o de la autoridad pertinente, presentándolos como evidencias
- Establecer un histórico de las comunicaciones llevadas a cabo y de las respuestas recibidas para aplicar una trazabilidad completa a este trámite
Potencia tu software CRM como solución para la gestión del GDPR
Este proceso es sencillo de configurar gracias a la versatilidad de Sage CRM para administrar cualquier workflow empresarial. Si ya cuentas con Sage CRM como solución de negocio, gestionar esta tarea es tan fácil como añadir una pestaña más a las funcionalidades que tengas desplegadas.
Los datos de este proceso permiten incorporar a los registros de tus clientes información relativa al GDPR que facilitan su gestión. Por ejemplo, podrás reflejar en las fichas generales de los clientes un campo en el que se especifique si se cuenta con su consentimiento o no para enviarles comunicaciones comerciales e incluirles en acciones de marketing como emailings.
Con la ayuda de un especialista en Sage CRM como Orbit Consulting Group, tu software CRM puede convertirse en una solución para asegurar el cumplimiento del GDPR. Y es que en ella es posible centralizar no solo el proceso de recopilación y almacenamiento de consentimientos, sino todas las comunicaciones posteriores que se mantengan con los clientes referidas a solicitud de información sobre los datos almacenados, rectificaciones o modificaciones de los mismos y, sobre todo, su derecho al olvido mediante su supresión.
Además de ser una pieza clave para gestionar el ciclo de vida de los datos personales, la flexibilidad de Sage CRM permite añadir una sección propia desde la que llevar el registro de medidas preventivas y correctivas que apliquemos a nuestra plataforma IT. De esta manera se simplifica y asegura las exigencias del RGPD sobre seguridad y fuga de datos.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
