En las empresas diariamente tienen lugar múltiples procesos que permiten el desarrollo del negocio. Para que sean eficaces es importante definirlos y automatizarlos dentro de una solución de gestión de procesos. ¿Cómo diseñar y gestionar flujos de trabajo fácilmente? Con el programa BPM Exact Synergy BPM es una tarea sencilla.
Empecemos por aclarar una duda muy frecuente: ¿Cuál es la diferencia entre procesos y flujos de trabajo (workflow, en inglés)?
Los procesos son una sucesión de actividades causa-efecto que tienen como objetivo dar un servicio, tomar una decisión, entregar un producto… Para que funcionen es necesario dotarlos de todo tipo de documentos, información, acciones y personal que necesiten. Eso es lo que se consigue estableciendo flujos de trabajo.
Mediante la definición y el despliege de flujos de trabajo se organizan, vinculan y sincronizan todos los recursos que demanda un proceso para ser óptimo. Pero la solución de negocio Exact Synergy va más allá de la creación de diagramas de flujos de trabajo…
Exact Synergy BPM para la definición y la gestión de workflows en procesos de negocio
Sin una solución de gestión especializada en flujos de trabajo, es muy complicado identificarlos y definir claramente todos los elementos necesarios para poner en marcha un proceso de negocio. Exact Synergy es una solución de BPM que permite diseñar y automatizar flujos de trabajo para incorporarlos a los procesos que los demanden.
Con el software Exact Synergy BPM es posible vincular todo tipo de recursos, proyectos, activos y documentos existentes en cualquier departamento de la compañía para incluirlo en un proceso de negocio según sus necesidades.
Esta capacidad de poder ‘navegar’ por toda la compañía simplifica al máximo el despliegue de todo tipo de procesos: Definición y seguimiento de los procesos de consecución de certificaciones y cumplimiento de normativas (ISO, PCI DSS, SOX, RGPD, COSO, COBIT, ITIL…), auditorías de calidad, gestión de proyectos, Call Center-atención al cliente, CRM, servicios de trabajo de campo, validaciones de gastos, peticiones de compras, solicitudes de RRHH, etc.
Ventajas de Exact Synergy BPM como herramienta de workflow
La automatización de tareas dentro de un proceso es el principal beneficio de Synergy BPM ya que se traduce en un aumento de la productividad. La sencillez de uso a la hora de desplegar procesos gracias al interfaz intuitivo de esta solución BPM favorece la satisfacción de los empleados y su rápida aceptación. Sus funcionalidades avanzadas proporciona estas otras ventajas:
- Identificación y definición de las distintas peticiones materiales y de personal que demanda cada proceso en cada una de sus fases.
- Asignación clara de responsabilidades según etapas atendiendo a perfiles y roles.
- Agrupación de funciones, departamentos y empleados en torno a distintos tipos de solicitudes.
- Generación de alertas con incorporación de fechas límites para evitar retrasos y riesgos.
- Automatización del control y seguimiento de los procesos.
- Visión integral de los procesos con generación de informes sobre peticiones más frecuentes, tiempos de procesamiento, empleados más activos…
Portal web con espacios de trabajo personalizados y compartidos
Exact Synergy BPM es una solución con la que crear un portal web del empleado en el que este de forma personalizada tiene acceso a los distintos procesos y flujos de trabajo en los que está involucrado según su rol. Puede visualizar fácilmente las actividades cumplidas y pendientes, y recibir alarmas que le facilitan su trabajo.
Pero el software de gestión de procesos y flujos de trabajo Exact Synergy BPM se diferencia también de otras soluciones del mercado porque proporciona la plataforma colaborativa Social Collaboration que permite a los empleados compartir información y comunicarse en tiempo real (timelines) en un entorno definido con las normas de seguridad internas.
Dentro de esta red social corporativa segura pueden crearse los grupos que se deseen y permite centralizar la información evitando pérdidas. Así todas las personas involucradas en los distintos procesos manejan los mismos datos.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
