Durante mucho tiempo, hablar de soluciones de gestión de procesos ha sido sinónimo de complejidad y alto coste, lo que les ha alejado de las inversiones TI de las organizaciones. Sin embargo, la optimización de los procesos de negocio es una asignatura obligatoria para las empresas que quieran ser competitivas. Con Exact Synergy llega por fin un software BPM sencillo y rentable.
Comencemos por el principio. ¿Qué es un software BPM (Business Process Management)? Es un sistema que permite automatizar los procesos empresariales y sus distintos flujos de trabajo, interconectando sus elementos y participantes. Es un punto único en el que se centraliza toda la información necesaria estando siempre accesible para los usuarios adecuados, lo que agiliza cualquier operativa.
Una solución BPM óptima termina con los problemas de silos en las empresas al dotar de cohesión a todos los equipos que tomen parte de un proceso. Implantar un BPM dota a los procesos de una total transparencia y trazabilidad. Además de poder conocer su evolución paso a paso, facilita una alta colaboración entre las personas. Ambos aspectos permiten reaccionar más rápidamente ante cualquier situación: una oportunidad de negocio, una incidencia de servicio, un desajuste económico, etc.
Un primer vistazo: Beneficios del BPM Exact Synergy
El software Exact Synergy es una solución de gestión de procesos flexible y escalable que se ajusta a cualquier tipo flujo de trabajo. La principal ventaja de Exact Synergy frente a otros software BPM es una sencillez de uso que facilita al máximo la comunicación entre los distintos integrantes de un proceso, lo que les permite trabajar de forma eficiente. En cualquier momento, es posible saber quién ha hecho qué, cuándo y cómo.
Algunas de las características del software BPM Exact Synergy son:
- Una única herramienta con la misma información para todos
- Se adapta a los procesos y flujos de trabajo de cualquier sector: automatización con avisos y alertas
- No necesita programación: Tiene un consumo self-service. Basta con ir añadiendo formularios digitales para integrar los distintos campos y funciones que se necesiten
- Gestión documental y archivado integrados
- Es un sistema abierto: Conectividad e integración con otras soluciones de gestión empresarial con Exact Synergy API.
- Proporciona plantillas para acelerar su implantación que están basadas en mejores prácticas
- Creación automática y personalizada de informes y análisis de gestión integrados
- Máxima escalabilidad: Se comienza por gestionar un proceso o workflow y se van añadiendo los que se quieran.
- Sin fronteras: Multi-idioma (36 idiomas), acceso 24×7 online y en movilidad con apps propias.
- Comercialización bajo modelo de suscripción según roles. Puede desplegarse tanto en las instalaciones del cliente como consumirse en la Nube, pudiéndose combinar ambos entornos.
Diferencias entre el software BPM Exact Synergy y otros software de gestión empresarial
La mayoría de las empresas han centrado sus planes de digitalización y automatización en implantar soluciones ERP y CRM. Pero en las organizaciones hay muchos más procesos que no pueden seguir gestionándose de manera manual. Son las arterias por las que fluye el negocio, y su flexibilidad y agilidad son claves para que este sea competitivo.
Los casos de uso de Exact Synergy BPM son, prácticamente, infinitos, desde la gestión de RRHH, la atención al cliente, los trabajos de campo, la gestión de proyectos o de los flujos de trabajo del día a día, a la estandarización de exigencias de calidad, de cumplimiento normativo, etc. En próximos post iremos detallándolos.
Exact Synergy es un BPM muy fácil de usar por lo que no es extraño que termine siendo utilizado también como software CRM en el que centralizar todos los procesos relacionados con los clientes. Aporta una visión 360º de estos al integrar información e interactuaciones de distintos departamentos de la empresa.
¿Cómo puede mejorar tu negocio con Exact Synergy BPM?
- Olvídate de las tareas manuales, el uso de papel y los errores humanos. Utiliza un único sistema para automatizar los procesos. Programa alertas y avisos para controlarlos. Gana en sencillez, rapidez, seguridad y eficacia.
- Salvaguarda el conocimiento. No importa que el personal se vaya de la empresa. Toda información está centralizada en el sistema. Es la misma información para todos y siempre está actualizada.
- Mide y analiza los procesos. Exact Insights con tecnología BI de QlikView te permite acceder a informes para conocer la eficacia del proceso. Recopila los datos que consideres, crea KPIs y genera automáticamente cuadros de mando gráficos con los que entender al detalle cada situación.
- Accede a aplicaciones móviles para Android, iOS y Windows Phone diseñadas específicamente que te permiten trabajar fácilmente desde tu smartphone para que los procesos de negocio nunca paren.
- Maximiza MS Office. Exact Synergy está totalmente integrado con esta popular suite ofimática. La importación y exportación desde Word, Excel, PowerPoint, Outlook… es tan sencillo como pulsar un botón.
- Página de inicio personalizada. Cada empleado puede diseñarla a su gusto, situando en ella la información y los campos que le resulten más útiles.
- Plataforma de Social Collaboration. Exact Synergy acoge una red social colaborativa para que los empleados se comuniquen internamente, sin depender de sistemas externos como email o Whatsapp.
En este post hemos hecho una revisión rápida de lo que es Exact Synergy. En próximas semanas iremos profundizando en sus múltiples usos para que te sorprendas como nosotros de su sencillez y eficacia. En Orbit somos especialistas en la gestión de procesos simple de Exact Synergy, te ayudamos a integrarlo en la arquitectura TI empresarial de la forma más eficaz y rentable. Verás cómo una vez que lo conozcas, recurrirás a él para ir gestionando cada vez más flujos del día a día de tu empresa.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
