Además de incorporar material didáctico avanzado como las pizarras interactivas o proporcionar dispositivos móviles a los estudiantes, la transformación digital del sector de la educación tiene que centrarse también en la mejora de sus procesos. En ese sentido, el despliegue de Exact Synergy BPM para el registro digital de alumnos es un claro ejemplo de lo sencillo que puede ser automatizar flujos de trabajo imprescindibles, como este, en los centros educativos.
Dependiendo del tipo de enseñanza de cada uno, el proceso de registro de los estudiantes es más o menos complicado. No es lo mismo si se trata de un colegio, una academia, una escuela de negocios o una universidad. Pero, ya sean unos u otros, hoy en día todos ofrecen una muy amplia oferta educativa más allá de los cursos reglados, con múltiples actividades complementarias y servicios, como comedor, ocio, deportes, etc.
Centrar toda la gestión en procesos manuales basados en papel: folletos informativos, solicitudes de inscripción, documentación obligatoria, etc., ralentiza los tiempos y favorece que se comentan errores tanto en las tramitaciones del personal administrativo como en las de los usuarios.
Exact Synergy BPM: Solución para automatizar el proceso de inscripción para centros educativos
Trabajar de forma manual y con papel, aunque luego se incorpore la documentación a un programa informático, provoca una baja productividad en los empleados y puede impactar negativamente en la experiencia del cliente. Es fundamental mejorar ambos aspectos para ser un centro competitivo.
La solución de gestión de procesos Exact Synergy permite automatizar el registro de estudiantes centralizándolo en un único sistema de acceso online para toda la comunidad educativa.
Con Exact Synergy BPM puede estandarizarse cualquier proceso. Imaginemos una Universidad en la que los planes de estudio incluyen múltiples, grados, títulos, asignaturas… El alumno además de informarse bien para enfocar sus intereses de estudio, tiene que elegir entre diversos horarios, profesores…
Visualizar todo esto accediendo a diferentes fuentes de información, incluido papel y contacto con el personal del centro (teléfono, email…), tenerlo todo claro y saberlo incorporar en la solicitud de inscripción (además de imprimir o escanear la documentación solicitada para adjuntarla) puede ser un galimatías. Lo mismo para el personal encargado de gestionar el expediente académico de cada alumno.
La propuesta de Exact Synergy para realizar la inscripción de alumnos es unificar todo ello en un único sistema con diferentes roles, simplemente definiendo flujos de trabajo y reglas, y añadiendo formularios digitales, los que sean necesarios. La personalización es máxima. Además, Exact Synergy es un BPM muy sencillo e intuitivo en su uso, está enfocado al usuario final y no requiere formación tecnológica.
Sistema BPM online con información centralizada y acceso por roles
En un mismo portal, el alumno conoce y selecciona sus preferencias, no solo para un único registro inicial, sino que en cualquier momento puede modificarlas ya que los curriculums académicos son muy cambiantes. Esa información llega a secretaría inmediatamente, cuyo personal puede trabajar fácilmente en él aplicando ciclos de aprobaciones. El alumno recibe alertas y puede acceder para consultar la situación de su expediente.
En Exact Synergy toda la información está centralizada y lista para compartir. Lo bueno es que este sistema y proceso puede abrirse a otros perfiles como, por ejemplo, tutores o asesores. Simplemente accediendo a él tendrían una visión 360º tanto de la oferta que proporciona el centro, como de la situación real del estudiante para poder aconsejarle de la mejor manera.
Como vemos, los beneficios de Exact Synergy BPM son claros: reducción de los tiempos de gestión, y aumento de la satisfacción de trabajadores y estudiantes. Son aspectos intangibles que se convierten en ventajas económicas también, ya que se optimizan mejor los RRHH y se incrementa la satisfacción del alumno… y ya sabemos que su opinión es básica para impulsar la reputación corporativa y la competitividad del centro.
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