Por mucho que hayas acertado en la elección de la solución de gestión empresarial que necesitas para renovar las herramientas actuales, si no planificas una hoja de ruta correcta para su implantación no obtendrás los beneficios esperados. Para que te hagas una idea te apuntamos 4 errores comunes al desplegar un ERP y cómo evitarlos.
Migrar a un ERP cloud parece claro que es una recomendación generalizada en el sector TI, lo mismo que todos los consejos que apuntábamos en el post anterior. Pero todas esas sugerencias deben encajar con las necesidades reales de tu empresa. Nunca hay que innovar por innovar, porque es lo que se lleva.
En el caso de la actualización del programa ERP siguiendo las indicaciones de la semana pasada, tienes todas las de ganar, pero no te olvides nunca de ver cómo se integra en la estrategia de transformación digital de tu empresa para sacarle el máximo partido. Y, sobre todo, no caigas en estos fallos básicos:
1) Planificación del despliegue de un ERP aislada y poco realista
Nunca te plantees la implantación del programa como una isla. Además del equipo de TI, cuenta con la opinión de todos los departamentos que van a ser sus usuarios. Así podrás definir claramente las necesidades de tu negocio y diseñar un plan exhaustivo que se ajuste a la realidad con todos los requerimientos identificados.
Es fundamental revisar los procesos actuales de todas las áreas y valorar cómo adaptar y personalizar el ERP para mejorarlos con las nuevas funcionalidades. Esta es la manera de descubrir cuellos de botella, peticiones de los usuarios… y comprobar si se pueden incorporar los puntos solicitados al tiempo y presupuesto establecidos para el proyecto.
2) Definir cronogramas demasiado amplios y ambiguos
Una cosa es que en la primera fase se solicite la participación de todas aquellas personas vinculadas al despliegue y uso del ERP, y otra que ya en su implantación tenga que intervenir y decidir todo el mundo. Es muy importante acotar la asignación de los procesos y aprobaciones para cumplir los plazos de entrega.
En el cronograma tiene que plasmarse un calendario de trabajo preciso integrando recursos, procesos y participantes. Es importante evitar cuellos de botella en la toma de decisiones incorporando a sustitutos para los tomadores de decisión titulares, así como márgenes de tiempo para prevenir imprevistos.
3) Cambios de última hora
Querer introducir nuevos procesos o nuevas funcionalidades en el ERP a mitad del proyecto siempre trae problemas de acoplamiento y es una causa de desvíos en el presupuesto aprobado. Esta situación se da cuando se ha errado en el punto 1) y no se han definido bien los requisitos iniciales.
Llegados a este punto, y una vez analizado y documentado el impacto de las nuevas solicitudes, hay que determinar si son aspectos que necesitan una personalización o pueden adaptarse al proyecto en curso, y, sobre todo, si son críticos o pueden esperar para futuras fases.
4) Falta de sintonía entre tiempo y presupuesto
Tiempo y dinero tienen que ir siempre en sintonía. Si el tiempo se alarga, aumentan los costes; si se reduce el presupuesto, los tiempos se tienen que acortar. Para que ambos aspectos estén equilibrados y se cumplan los presupuestos es necesario marcar objetivos claros y resultados medibles.
Es importante ir avanzando hito a hito, analizando dónde se está y lo que queda por hacer para llegar al plan fijado. De esta manera es fácil detectar posibles fallos para remediarlos o ir acometiendo, de forma informada, la gestión del cambio. Nunca hay que optar por un proyecto de innovación big-bang, y esperar al final para ver los resultados.
La mejor estrategia para que las piezas encajen es crear presupuestos que no solo incluyan los costes propios del producto y la consultoría, sino también costes referidos a la gestión del cambio y las capacitaciones. La clave está en monitorizar todo el proyecto continuamente y contar con un fondo de contingencia siempre listo para cubrir cualquier imprevisto sin que el despliegue se vea perjudicado.
Consultoría especializada en ERP y CRM: ¿estás dispuesto a confiar?
Para no fracasar en la migración o implantación del ERP, es muy recomendable apoyarse en los conocimientos y la experiencia de una consultora especializada en ERP y CRM como Orbit Consulting Group, experta en servicios para la digitalización de las Pymes. Nuestro equipo te apoya para evitar esos 4 errores y te propondrá las ventajas de Odoo y los beneficios de Sage 200 para cumplir todos los requisitos que tú les transmitas y ellos detecten.
Además, nuestro soporte en el despliegue del ERP libera a los responsables TI de tu empresa que, sin la expertise necesaria, pueden cargarse de horas de trabajo, algo que puede provocar malestar entre el personal.
Eso sí, un buen socio TI y de negocio puede llevarte la contraria. Tenlo claro. Lo normal es que cuestione lo que le plantees, te propondrá métricas que tú ni te planteas, puede poner patas a arriba tu planificación… Ser honestos, a veces, duele… pero el trabajo en equipo, la implicación en el proyecto y la cercanía lo cura todo, sobre todo al ver el resultado final. ¡Confía en nosotros!
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
