Tener que cumplir normativas y/o someterse a una auditoría genera un ataque de pánico generalizado a no ser que se cuente con un software empresarial que garantice una gestión documental de todo lo que se mueve en la empresa. ERP y trazabilidad tienen que ser un tándem inseparable, así se convierte en una solución fácil para auditorías y cumplimiento normativo. Lo vemos.
Menudo puzzle. Procedimientos, organigramas, contratos, certificados, logs de sistemas, facturas, órdenes de compras, incidencias registradas, checklists completados, aprobaciones… Y todo eso accesible, actualizado y controlable. Ahí es nada. Estos son algunos de los documentos y dinámicas que normativas como RGPD, NIS2, ENS, regulaciones sectoriales, procesos con las AAPP o auditorías externas solicitan a las organizaciones para dar el visto bueno a sus actividades.
Es necesario tener controlados documentos, registros y pruebas que demuestren lo que se exige. Sin embargo, el panorama suele ser otro: la información está dispersa, hay diversas versiones, no se conoce su ubicación precisa o no existe coordinación entre las responsabilidades de los departamentos. ¿Cuáles con las ventajas de desplegar un programa ERP con gestión documental para evitar todo esto?
Controlar toda la información empresarial con un ERP
Un Software ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución integral de gestión empresarial diseñada para modelar y automatizar todos los procesos de negocio de una compañía. El programa ERP integra toda la información disponible en la empresa y la presenta como dato único a todos los usuarios.
Es un punto en el que centralizar el ciclo de vida de no solo de la contabilidad sino del resto de los procesos que forman la gestión empresarial, cruzando datos de múltiples departamentos, para obtener una visión 360º de todo el negocio.
Un ERP con funciones de gestión documental permite que los procesos de cumplimiento normativo o auditorías sean predecibles y eficientes. Orbit Consulting Group es un proveedor de servicios TI para Pymes especialista en Sage 200 y Odoo, que son plataformas ERP cloud con gestión documental.
Ventajas de un ERP con gestión documental
Las soluciones ERP avanzadas como Odoo Enterprise y Sage 200 permiten automatizar y aplicar la trazabilidad documental. Es decir, que cada documento puede ser rastreado a lo largo de todo su ciclo de vida: quién hizo qué y cuándo.
Aporta un historial detallado de cada interacción. Esto no solo simplifica las auditorías o el cumplimiento normativo, sino que optimiza los procesos internos, que, para que tengan valor, deben estar conectados entre ellos: desde contabilidad a RRHH, atención al cliente, logística, fabricación… Y eso incumbe también a sus documentos. Pero claro, siempre con una seguridad de accesos aplicada. Hay que definir qué perfiles pueden acceder a qué.
Tener un sistema que permita organizar y controlar la documentación, garantizando su accesibilidad, mejora la coordinación entre departamentos, impide que haya duplicidades y disminuye, considerablemente, los errores humanos. Se toman decisiones basadas en una única realidad compartida.
Búsquedas de documentos y archivos en el ERP
En un ERP con funciones de gestión documental, los documentos generados y/o recibidos se almacenan y clasifican etiquetando su ubicación y tipo de archivo a través de las reglas de registro que se determinen. Esta categorización permite que todos los archivos estén disponibles en el momento que se necesitan.
De esta manera, encontrar documentos y archivos sea muy fácil. Es posible realizar búsquedas avanzadas mediante palabras, tipo de contenido, entidad vinculada, fecha, usuarios, clientes, proveedores, proyecto, etc. Se tiene un acceso 360º al histórico.
Transparencia documental para cumplir NIS2, ENS, RGPD, DORA, etc.
La agilidad, seguridad y transparencia que proporciona la gestión documental en un ERP simplifica el cumplimiento de los requisitos de normativas sectoriales o generales como NIS2, ENS, DORA, RGPD, etc. Estas demandan monitorización, control y pruebas auditables. Las organizaciones tienen que demostrar qué hacen, quiénes lo hacen, cómo y cuándo.
Dependiendo de cada una de ellas, exigen una trazabilidad sobre los accesos, los tratamientos de los datos, las brechas de seguridad, los incidentes, la relación de activos existentes, configuraciones TI, servicios críticos, proveedores TIC… El cumplimiento de sus requerimientos se demuestra mediante auditorías y controles periódicos. Todo ello supone una gran cantidad de documentación entrelazada que solo un ERP transversal que gestione todos los departamentos de la empresa puede controlar.
No pongas en riesgo tu negocio con incidentes legales y preséntate como una empresa responsable ante tus clientes. Ni pánico, ni búsqueda frenética de documentos. Te ayudamos a organizar y automatizar con los ERP Odoo y Sage 200 todos los documentos que fluyen por tu operativa diaria.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para para pymes de Madrid con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional. Combina esta expertise con el diseño y el despliegue de soluciones de arquitectura TI. Además, proporciona Soporte Informático y Servicios Gestionados TI.
