El trabajo en remoto comienza a ser una realidad en muchas empresas que antes ni se lo planteaban. En otras, con trabajadores en movilidad y dispersos en diversas ubicaciones, hace tiempo que es una necesidad. En este post indicamos cómo conseguir el despliegue fácil de un entorno de teletrabajo productivo con Odoo Enterprise.
El programa Odoo es un software para la gestión empresarial que integra funcionalidades de ERP, CRM y BPM. Esta polivalencia es fruto de su estructura modular a partir de módulos Odoo que cubren prácticamente todas las necesidades de las organizaciones, ya sea para la gestión de sus diversas áreas departamentales, finanzas y contabilidad, RRHH, proyectos, clientes… y todo tipo de procesos que se requieran.
Software empresarial 3×1: Odoo ERP, Odoo CRM y Odoo BPM
Así que nos encontramos con una solución 3×1 Odoo ERP, Odoo CRM y Odoo BPM con más de 40 aplicaciones que pueden ir incorporándose a una configuración inicial para evolucionar según las necesidades de cada negocio. Eso sí este ERP Cloud SaaS tiene muy en mente los requerimientos actuales de trabajo en remoto, por lo que cuenta con numerosas funcionalidades y herramientas para implementarlo. A continuación, apuntamos algunas.
La sencillez es el pilar sobre el que se sustenta toda la tecnología de Odoo, un programa con diseño de ERP Open Source cuya versión Enterprise, con actualizaciones y soporte técnico, es la recomendada para una gestión profesional de pymes que asegure su competitividad y la rentabilidad de sus inversiones TI.
Esa sencillez se constata en las capacidades de Odoo para simplificar el trabajo en remoto, garantizando su productividad. Su objetivo es permitir que el personal en teletrabajo acceda a las mismas herramientas que el interno en las oficinas y se pueda monitorizar su trabajo.
Trabajo colaborativo en Odoo: Chat Live, mensajes directos y compartición de archivos en la nube
Esa es una filosofía que se ve claramente desde la misma bandeja de entrada de Odoo. Es totalmente personalizable y ofrece acceso a canales de chat que permiten estar en contacto durante toda la jornada laboral con las personas y los equipos que se requieran. También, desde ella es posible enviar mensajes directos y archivos. En ese panel pueden crearse nuevos canales, incluir miembros, etiquetarlos, hacer llamadas de voz… Además, un bot notificará si se ha olvidado un mensaje importante.
Por su parte, Odoo Documents permite a las partes interesadas compartir tareas o proyectos y editar archivos con sus equipos en remoto. Esta aplicación de documentos en la nube garantiza el acceso continuo a cualquier empleado y equipo a documentos, hojas de cálculo, presentaciones, vídeos… y todo tipo de recursos relevantes.
Esta herramienta facilita la gestión documental dentro del Open ERP Enterprise comercial Odoo. Permite almacenar varias versiones de todos los documentos y controlar los derechos de acceso, asegurando que los empleados accedan a todo lo que necesiten. Además, ofrece un historial que refleja qué se ha cambiado y quién lo ha modificado. Como vemos, evita largas cadenas de emails de revisiones y garantiza que siempre se trabaje sobre la versión correcta.
Heramientas de comunicación de Odoo con el cliente: Chat en vivo, SMS
Es importante hacer un inciso dentro de las capacidades del sistema Odoo que fomentan la comunicación interna y el teletrabajo, para apuntar que también proporciona canales de contacto directo con los clientes. Y es que la aplicación de chat en vivo Odoo Live Chat puede insertarse en la web corporativa para chatear en tiempo real con el cliente. Es una herramienta accesible en trabajo remoto para el equipo comercial y de atención al cliente.
Esta opción de ‘oficina en línea’ se puede complementar con servicios de SMS para impulsar la estrategia omnicanal de la empresa. La mensajería instantánea que proporciona Odoo VoiP garantiza el contacto bidireccional en tiempo real.
Gestión de proyectos y tareas en Odoo ERP
La gestión de proyectos requiere una estrategia de trabajo en remoto de calidad para conseguir los resultados deseados. Odoo Project Management se ocupa de ello. Con esta herramienta es posible la planificación, monitorización y colaboración en torno a uno o varios proyectos de una manera muy sencilla. Todo ello se visualiza de forma intuitiva en un único panel, con funcionalidades drag&drop.
Esta opción de Odoo apps se integra con Google Drive, Outlook y Google Calendar para extender sus capacidades, y permite utilizar cuadros de mando, listas y tarjetas para mapear los proyectos. Es muy fácil asignar y desglosar tareas, añadir nuevos miembros, establecer fichas límite, delegar trabajos o compartir documentos.
El control de todo es muy sencillo ya que las actualizaciones de estado y el progreso del proyecto se ven de un vistazo en el panel de Odoo. Estas funciones favorecen los entornos de teletrabajo y evitan incumplimientos de plazos. Para alcanzar el éxito, se ofrece una integración completa con las herramientas comentadas anteriormente de chat, SMS y compartición de documentos en la nube.
Aplicaciones de Odoo ERP para gestionar reuniones y citas
El teletrabajo puede crear desafección si no se acompaña de un contacto continuo con el resto de los compañeros y los responsables del equipo. Es fundamental fomentar el compromiso del trabajador en remoto. La realización de reuniones es un elemento clave para conseguirlo, pero coordinar a varias personas es muchas veces un puzzle muy difícil de montar.
El software ERP Odoo cuenta con unas herramientas muy eficaces para simplificar su organización y optimizarlas al máximo. Por una parte, el módulo Empleados de Odoo proporciona un perfil de cada uno de ellos y su contexto dentro de la organización. Porque lo primero es saber a quién hay que convocar.
La aplicación Odoo Citas ayuda a gestionar reuniones en línea, automatizando el proceso de programación de las mismas. Se conecta con el calendario online y está completamente integrado en Calendario de Google y Outlook. Sincroniza todas las citas confirmadas con el calendario del convocante y crea un evento en los de sus invitados. Estas capacidades también pueden aplicarse a personas externas: clientes, proveedores… Tras programarse la reunión, los participantes recibirán recordatorios antes de su celebración ya sea a través de Google, Outlook, correo electrónico o SMS.
Una vez en ella y tras su celebración, con la herramienta Odoo Notes se simplifica al máximo la tarea de extraer de las notas información de valor y compartirlas con los demás a modo de actas. De manera automática pueden convertirse en listas de tareas, marcando las más críticas para hacer un seguimiento de las mismas programando recordatorios. Además, pueden ir enriqueciéndose con nuevas notas.
En este vídeo comprobarás en acción algunas de las aplicaciones comentadas y otras más de Odoo que facilitan el trabajo en remoto:
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
