La denominada Ley Antifraude trae una serie de cambios en los procesos de facturación de todas las empresas junto con otros que pretenden reducir el fraude fiscal, la corrupción y los delitos económicos y financieros. En esa transición es fundamental elegir un software para la Ley Antifraude que reduzca las cargas administrativas. En este post, damos algunas claves.
El objetivo de esta norma es alcanzar la transparencia legal ante la Administración Pública. Ese camino es no solo imposible recorrerlo con procesos manuales, sino también con programas informáticos que no tengan en cuenta sus requisitos referidos a los procesos contables, de facturación o de gestión.
Y es que a partir del 1 de junio de 2024 todas las operativas en estos ámbitos deberán garantizar la integridad, la conservación, la accesibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros de facturación y contabilidad.
Beneficios de la eFactura
A grandes rasgos, esta ley supone un impulso definitivo a las ventajas del uso de la factura digital en las empresas. Es el caso del ahorro de costes de impresión, manipulación y envío postal, junto con la reducción de errores humanos en el procesamiento de las facturas y una mayor rapidez en el envío y la recepción de las mismas.
Es verdad que el interés de la Administración Pública con esta norma es limitar las posibilidades de fraude. Pero, a la vez, es una gran oportunidad para que las empresas más rezagadas decidan migrar a la factura electrónica y puedan acceder a más oportunidades de negocio, tanto con las AAPP como con las grandes empresas que hace ya tiempo que demandan condiciones avanzadas de facturación.
Si estos beneficios no fueran pocos, hay un incentivo determinante: las sanciones. De hecho, las organizaciones que utilicen softwares no homologados (también aquellas empresas que los comercialicen) se enfrentarán a multas de entre 50.000 y150.000 euros.
Cómo afecta la Ley Antifraude a los programas de contabilidad, facturación y gestión
Todos los softwares para la facturación electrónica utilizados en operativas contables y de gestión deben cumplir los siguientes puntos:
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- Integridad. Se debe garantizar la integridad de los datos registrados en ellos.
- Conservación. Obligación de conservar la documentación que sirve de base a la presentación de las declaraciones tributarias, durante los plazos establecidos por la legislación mercantil y tributaria.
- Accesibilidad. Tras solicitarlo y en cualquier momento, la AEAT va a poder acceder a los datos de cualquiera de las soluciones que se utilice. Esto significa que no se pueden encriptar los datos.
- Legibilidad. Uso de formatos estándar que garanticen que los datos son legibles.
- Trazabilidad. Queda prohibido omitir, alterar o intercalar datos sin que dicha acción quede anotada en el programa.
- Inalterabilidad. El sistema tiene que asegurar que no es posible alterar los datos incluidos en él.
¿Y cómo garantizar que el software cumple la Ley Antifraude? Por una parte, los programas de contabilidad, facturación y gestión deben estar certificados y, por otra, sus usuarios deberán firmar una declaración responsable asegurando que dichos softwares cumplen las exigencias de la norma. Para reforzar la idoneidad de los procesos de facturación, además, las facturas impresas tendrán que llevar un código QR y las soluciones tienen que ser capaces de realizar el envío de las facturas casi en tiempo real a la Agencia Tributaria.
Actualizar el ERP para simplificar y automatizar las tareas
Aparte de estas modificaciones en los procesos de facturación, las empresas se van a enfrentar a otras operativas como la creación de un registro de titulares reales de las empresas, la obligación de comunicar operaciones relevantes (por su cuantía, complejidad o naturaleza) al SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias); y distintas medidas para prevenir el fraude fiscal.
Todo ello implica una mayor carga administrativa que la elección de una solución de gestión empresarial certificada para la Ley Antifraude puede aligerar al máximo gracias a la automatización de tareas. Para seleccionar la más adecuada, es muy recomendable consultar con una empresa especialista en programas para pymes que ayude a la compañía a conocer el impacto de la nueva ley en su negocio, auditar los recursos TI existentes y formar adecuadamente a los usuarios de los programas. Estos tres ejes son fundamentales para seleccionar un sistema que garantice su cumplimiento.
A priori queda tiempo hasta su obligatoriedad en 2024, pero como ves hay muchos frentes que cubrir antes de desplegar el mejor software para cumplir la Ley Antifraude. El tiempo vuela, y la Administración es implacable con las sanciones. No te la juegues. Renovar el software ERP cuanto antes te va a permitir adecuar tu negocio a la nueva ley, mejorar los procesos administrativos, reducir sus costes y acceder oportunidades con entidades públicas o grandes compañías que antes no podías.
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