Las plataformas para hacer videollamadas se han convertido en una de las herramientas más utilizadas durante el confinamiento por causa del Covid-19. Pero cuando se usan para entornos de trabajo no vale cualquiera. Te indicamos algunos consejos para realizar videoconferencias seguras y productivas que no pongan en riesgos los datos corporativos.
Las prisas por no interrumpir los procesos de negocio han llevado a demasiadas organizaciones a fomentar el uso de soluciones de videoconferencias entre sus empleados sin estar seguros del peligro que ello supone si no se seleccionan las más adecuadas.
Descargarse de la red sin control este tipo de softwares o acceder inconscientemente a plataformas cloud son actos que amenazan la integridad de la información corporativa y la identidad de los participantes en las reuniones virtuales.
España, el país con mayor videoconferencias en abril
A pesar de ello, ha habido un gran incremento del uso de múltiples plataformas de videollamadas que se han ido recomendando por el simple ‘boca oreja’. Según un estudio de Ricoh, España se convirtió en abril en el país en el que se realizaron un mayor número de videoconferencias y el tráfico de estas se incrementó un 500% de febrero a marzo.
Además del peligro de bajarse software desconocido o acceder directamente a dudosas herramientas online con malware que infecte o bloque el dispositivo, la mayoría de las soluciones más populares tienen medidas de seguridad muy laxas que las convierten en puertas abiertas a todo tipo de ciberataques.
A estas situaciones se une lo fácil que resulta que se incorporen ‘intrusos’ a las videollamadas al ser convocadas simplemente enviando y compartiendo un mismo enlace para todos los participantes. Ese acceso es muy fácil de obtener por parte de cualquier persona que quiera interrumpir y molestar, si no ‘espiar’ con oscuros objetivos.
Cómo teletrabajar con videoconferencias que sean útiles y evitar ciberataques
La manera de no sufrir uno de estos escenarios es elegir la herramienta de videollamada cuidadosamente. Aparte de comprobar el reconocimiento de esa solución para un uso empresarial, es crítico revisar su política de seguridad. Tiene que detallar muy claramente qué tipo de datos recopila y para qué uso.
Para asegurar la calidad de las videoconferencias y su integridad hay que prestar mucha atención a cómo se codifica, empaqueta y despliega la tecnología que las sustenta. Conocer la manera como se gestionan las comunicaciones permite valorar el nivel de seguridad y la protección de la privacidad que ofrece una solución.
En este sentido, es totalmente recomendable generar códigos de acceso personalizados para acceder a las convocatorias virtuales en vez de, como apuntábamos anteriormente, mandar y compartir simples enlaces.
Sin duda los participantes se sentirán más confortables con las medidas de seguridad que protegen su privacidad. Pero el éxito de una videoconferencia se basa también en poder utilizar diferentes herramientas que permitan recrear al máximo una reunión física y retener la atención de los participantes para que sean productivas. Por eso a la hora de decidir cuál es la mejor solución de videoconferencia para empresas es necesario valorar sus capacidades para ofrecer pizarras virtuales, compartir escritorios, enviar y recibir archivos, comunicarse mediante chats, poder hacer encuestas en tiempo real, etc.
Accede a Teams con Orbit, partner especializado en Microsoft 365
Comprobar todas estas prestaciones puede resultar complicado para una empresa, sobre todo, con la urgencia de incorporar cuanto antes una solución de videoconferencia en el nuevo escenario de teletrabajo actual. Contar con el asesoramiento de un socio TI y de negocio como Orbit simplifica esta tarea. En Orbit trabajamos con proveedores líderes que cuentan en su portfolio con este tipo de plataformas. Entre ellas hoy destacamos Teams, la propuesta de Microsoft, fabricante del que somos partner IT especializado para entornos de colaboración.
Teams es el área de trabajo en equipo de Microsoft 365 (antes Office 365) y se ha convertido en una de las plataformas empresariales de videoconferencias más utilizadas. Su valor no reside solo en su calidad y las herramientas complementarias que proporciona, sino también en sus funcionalidades para organizarlas y realizar un seguimiento de ellas una vez concluidas.
Antes de llevarlas a cabo, es posible enviar una agenda de la reunión a cada uno de los convocados y poder chatear con ellos para discutir cualquier aspecto relacionado con ella, poniéndolo en común con los participantes si es el caso.
Durante la videoconferencia, es fácil compartir todo tipo de contenidos gracias a su integración perfecta con Microsoft 365. Se puede capturar audio, vídeo y realizar múltiples actividades de uso compartido de la pantalla.
Después, permite compartir grabaciones y notas de la reunión dentro del mismo hilo de esta, de manera que todo es recuperable, siendo posible chatear para realizar un seguimiento de lo acordado en ella y, si se desea, programar otra reunión. Así todo queda centralizado y controlado.
Orbit Consulting Group es una empresa especializada en diseñar e implantar soluciones de arquitectura TI para pymes y empresas de Madrid, y el resto de España.
