En 2027 tendrás que decir adiós a Word y Excel para hacer facturas. Hacienda solo va a aceptar facturas realizadas con programas homologados que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legalidad, trazabilidad e inalterabilidad del proceso de facturación. No merece la pena esperar al último momento, no te la juegues. Te explicamos cómo acelerar y simplificar la migración a Verifactu.

A estas alturas, pocas empresas y autónomos desconocen lo que es Verifactu. Ahí va un recordatorio para los más rezagados. Verifactu es un sistema propio de verificación de facturas electrónicas de la AEAT con el que los programas deben comunicarse. Su origen está en la Ley Antifraude que entrará en vigor el 1 de enero de 2027 para las empresas y julio de 2027 para los autónomos.

la Ley Antifraude es una normativa de la AEAT que exige la utilización de programas adaptados para la generación de facturas que permitan erradicar la utilización del denominado software de doble uso con el que llevar una contabilidad oficial y otra paralela para ocultar beneficios. El uso de una solución de facturación certificada por Hacienda impide la modificación o eliminación de facturas dotando de integridad, conservación, accesibilidad, legalidad, trazabilidad e inalterabilidad a todo el proceso.

Plan para preparar el cambio a la factura digital y Verifactu

Y tras ponernos en contexto, ahora vamos al lío. Esta ley estaba prevista que se aplicara en enero de este año. Su retraso ha sido un alivio para las organizaciones que no habían hecho los deberes con suficiente antelación. Así que ahora tienen una segunda oportunidad para adaptarse a Verifactu de una forma más segura.

¿Es el caso de vuestra empresa? Pues cuanto antes lo hagáis mejor porque más allá del incordio de cambiar el proceso de facturación e impedir ser multados, migrar a un sistema homologado de automatización de la facturación es una muy buena oportunidad para mejorar procesos y hacer crecer el negocio.

Para muchas organizaciones adoptar Verifactu supone dejar de realizar procesos manuales para facturar. Para otras, actualizar los sistemas de facturación existentes homologándolos a los requisitos de Hacienda. En ambos casos, es imprescindible dar estos pasos en primer lugar:

• • Realizar un análisis del equipamiento HW y SW existente. Detectar qué se necesita mejorar para cumplir los requisitos. Desde luego, erradicar programas antiguos, piratas y el uso de simples herramientas ofimáticas que ya no son viables.
  • Auditar las operativas. Identificar a las personas y los departamentos que pueden facturar para explicarles las nuevas exigencias en facturación tanto de la Ley Crea y Crece como de la Ley Antifraude.
  • Implantar una nueva cultura en la organización. Significa, principalmente, que ya no pueden anularse y modificarse arbitrariamente las facturas. Es como reaprender a facturar.

Elegir el programa de facturación para Verifactu

El siguiente paso es seleccionar el software de facturación digital. Estos son las características imprescindibles que deben tener:

• • Garantía de la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros.
  • Generación inmediata de un registro de facturación de alta por cada factura emitida que facilite la trazabilidad.
  • Envío de la información a la AEAT de manera segura, correcta, automática, íntegra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.
  • Encadenamiento de facturas para facilitar la verificación.
  • Garantía de generación de registros de facturación exactos y auténticos.
  • Posibilidad de generar un registro de facturación de anulación con un contenido similar al del registro de alta en caso de emisión de una factura errónea.

Sage 200: plataforma de gestión empresarial lista para Verifactu

Sage 200 es una plataforma de gestión empresarial para Pymes preparada para Verifactu que no solo cumple los puntos anteriores, sino que te permite establecer un ciclo de vida de la facturación electrónica conectando diversas áreas y funciones en tu negocio:

• • Personaliza a tu gusto la generación de las facturas.
  • Puedes convertir los presupuestos en facturas, agilizas el proceso, evitas errores y conoces los índices de conversión fácilmente.
  • No se te pasa ningún cobro pendiente al poder monitorizar el estado de los pagos, incluso con alertas proactivas.
  • Aumenta la trazabilidad de todo el ciclo comercial incluyendo en el mismo programa presupuestos, albaranes y facturación.
  • Relaciona los flujos de existencias, tesorería, facturación y consumo de recursos productivos para controlar al máximo la gestión del almacén y el stock.
  • Monitoriza en el mismo entorno los movimientos de los proveedores desde los pedidos y albaranes para simplificar la configuración de sus facturas.

Servicios de personalización de Sage 200 para Verifactu y la Ley Antifraude

Cada negocio es diferente, y por eso necesita soluciones de automatización de procesos facturación personalizadas. Es lo que te ofrecemos a través de nuestros servicios de consultoría, migración y parametrización, que permiten evolucionar en la digitalización empresarial con Sage 200.

En Orbit Consulting Group contamos con profesionales expertos en Sage y la pyme para ofrecerte la formación y los servicios necesarios que garanticen un proceso de facturación eficaz, seguro y legal en tu empresa.

Somos especialistas en la plataforma modular Sage 200 para la gestión empresarial de pymes, que está lista para dar respuesta al cumplimiento de las nuevas exigencias de facturación electrónica de la Ley Crea y Crece, y la Ley Antifraude.

Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para para pymes de Madrid con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional. Combina esta expertise con el diseño y el despliegue de soluciones de arquitectura TI. Además, proporciona Soporte Informático y Servicios Gestionados TI.