Trabajar en remoto se ha convertido en un comodín para regatear las continuas incidencias a las que la pandemia del covid-19 nos tiene acostumbrados. Pero pese a sus muchas ventajas y la existencia de soluciones TIC que lo permiten fácilmente, todavía existe cierto recelo en su aplicación. A continuación sugerimos cómo sería una estrategia para aumentar la productividad del teletrabajo en las empresas.
A estas alturas de la pandemia, el teletrabajo ya no se plantea como única solución para mantener activos los procesos de negocio como ocurrió durante el duro confinamiento de 2020. Pero sí se ha quedado como una opción que continúa siendo clave ante los contagios que continúan produciéndose, cuando los empleados deben quedarse al cuidado de otras personas o como herramienta propia si deciden no solicitar la baja porque su estado de salud es bueno.
Incluso más allá de ser un salvavidas Covid, su práctica ha convencido a muchos trabajadores y empresarios como una fórmula para alcanzar la tan ansiada conciliación con la vida personal y familiar. Sin embargo, el despliegue de entornos de trabajo en remoto no siempre es correcto y puede terminar por desmotivar a los empleados, reduciendo su rendimiento laboral.
Errores del trabajo en remoto
Controlar la actividad real de los empleados es una tarea siempre difícil ya sea en el entorno de la oficina física o en teletrabajo. Ciertamente vigilar su presencia física en el puesto de trabajo es sencillo al registrarla con soluciones como Sage Control Horario, un sistema de fichaje digital que gestiona de forma automática la generación de registros diarios de jornadas con todas las horas ordinarias y extraordinarias trabajadas al detalle de forma fehaciente.
Ciñéndonos al teletrabajo, además de utilizar este tipo de herramientas de control horario que son accesibles online y a través de cualquier dispositivo móvil, muchas empresas han desplegado otras para para verificar que el trabajador está en su puesto de trabajo en remoto durante su jornada laboral: capturas de pantalla en tiempos indeterminados, grabación de la sesión de trabajo, medición del uso del ordenador y periféricos, etc.
Ni unas ni otras sirven para conocer si el empleado es productivo en ese tiempo, es decir si está realmente trabajando en actividades de valor. Y, aparte, muchas de ellas son tan invasivas, rozando la privacidad personal, que incomodan al trabajador y pueden ocasionar una bajada en su compromiso con la empresa.
Las limitaciones el email como herramienta de comunicación
Estar sentado en una silla no es sinónimo de productividad. Este es un clamor clásico entre los empleados en muchas de las negociaciones laborales que se plantean en la mayoría de las organizaciones. Hace poco un analista de Garnert abogaba en el blog corporativo por sustituir la desconfianza en los trabajadores por un entorno centrado en “controlar los resultados finales y la productividad, que demuestre su verdadera preocupación por los trabajadores”.
Ese entorno centrado en la productividad y la satisfacción de los trabajadores puede construirse proporcionándoles herramientas que lo fomenten. Así que las empresas, siguiendo los consejos del consultor de Gartner, deberían esforzarse en ofrecerles una infraestructura de trabajo en remoto que les permitiera realizar sus tareas de forma ágil y sencilla. Para ello no basta, siendo crucial, con dotarles de software de gestión tipo ERP o CRM moderno y un tráfico de red y comunicaciones sin atascos. Es imprescindible desplegar una plataforma de colaboración para el teletrabajo.
Es imposible apoyarse solamente en el email como herramienta de comunicación y colaboración. Resulta un medio que no es operativo para transmitir mensajes con urgencia; farragoso para comunicar temas con bastante contenido; y que dificulta la participación cuando se producen hilos con decenas de mensajes y distintos destinatarios/remitentes o se pretende planificar una fecha de reunión. Es tiempo de sustituirlo por la inmediatez de la mensajería instantánea sea en texto, voz o vídeo, la sencillez de las presentaciones en tiempo real o la precisión de las apps de planificación.
Plataforma de colaboración para aumentar la productividad y la satisfacción de los trabajadores
Uno de los principales retos del teletrabajo es que los empleados no pierdan la sensación de seguir formando parte del día a día de los procesos de la empresa. Es decir, que no se sientan solos, que sigan sintiéndose parte de un equipo. Y aquí es muy importante que su jornada se desarrolle en comunidad, no simplemente recibiendo emails de sus superiores.
Además de apoyar su bienestar, la empresa que apuesta por sociabilizar el entorno laboral se beneficia de las ventajas del trabajo en equipo. Como hemos visto, existen numerosas aplicaciones para superar las limitaciones del correo electrónico, pero es un error ofrecérselas de forma independiente a los empleados. El tener que cambiar de una a otra puede provocar cansancio y que se distraigan de las tareas que estaban realizando.
Ese es el éxito de Teams de Microsoft como plataforma de colaboración. En un único punto, los trabajadores pueden acceder a las herramientas ofimáticas más utilizadas (Word, Excel, PowePoint…) y de mensajería (Outlook, Exchange), beneficiarse del almacenamiento en la nube de OneDrive, sincronizar los equipos de SharePoint y compartir su trabajo. De forma sencilla se pueden crear equipos de trabajo y contactar fácilmente por chats, videollamadas y llamadas de voz. En tiempo real es posible realizar presentaciones en streaming y grabarlas para compartirlas posteriormente, además de editar mediante coautorías recursos en tiempo real.
Una red social en la empresa para comunicaciones personales
Teams se integra también con Yammer de Microsoft, que es una red social corporativa al estilo Facebook, Twitter… De esta manera, es posible interactuar con sus miembros, ver eventos en directo, hacer preguntas, obtener respuestas y mantenerse al día con noticias y anuncios. Yammer permite complementar las comunicaciones más ceñidas al mundo laboral que se realizan en Teams, con relaciones más vinculadas al ámbito social y personal.
Esta red social corporativa permite mantener vivo el contacto humano que se pierde al estar en teletrabajo, un aspecto fundamental para conseguir el bienestar completo del trabajador.
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