¡¡Nos vamos de camping!! Bueno, no te emociones, porque te toca trabajar. En este post, vamos a simular que gestionas un camping. Te presentamos un caso de uso de Odoo gestión de gastos para que veas lo sencillo que es trabajar con esta aplicación, hasta el punto de que te dará gusto gastar porque todo queda justificado y controlado, sin sustos de última hora.
Odoo Gastos (Odoo Expenses) es una de las múltiples aplicaciones que forman parte de la plataforma SaaS Odoo, una solución cloud nativa que permite la gestión integral y transversal de una empresa. Puedes ir añadiendo las soluciones que necesites con la garantía de que todas se comunican entre sí. Esta app está dentro del módulo Odoo Finanzas y es clave para gestionar la contabilidad con Odoo.
El ejemplo que te vamos a explicar a continuación es totalmente trasladable a cualquier organización, sea del sector que sea. Para comprobar mejor lo fácil e intuitiva que es la app Odoo Gastos puedes seguir este caso de uso en este vídeo:
Cómo registrar gastos con Odoo
Lo dicho, hoy te toca ser el/la responsable de un nuevo establecimiento de camping. Todo un reto, pero tienes la suerte de contar con Odoo Gastos para facilitarte el trabajo. Vamos a plantear varios supuestos para ver cómo funciona y que compruebes las ventajas de plantearte la migración a Odoo.
Has comprado varios suministros para el comedor. Ahora toca agregar estos gastos en la app. Simplemente se escanean los recibos y Odoo automáticamente va creando nuevos registros de gastos con las descripciones incluidas en ellos. Luego tú, tienes que ir introduciendo el resto de información que quieras en la categoría que hayas establecido; a continuación, actualizas el total y la fecha del gasto.
Otro caso. Alquilas un coche para recoger a unos asesores que vienen en tren y tienes que echar gasolina. Mientras les esperas puedes registrar ese nuevo gasto. Esta vez, puedes enviar un correo a la dirección que hayáis configurado para el equipo, incorporando la referencia interna y el coste en el asunto, y adjuntando el recibo escaneado. Luego cuando llegues a la oficina lo actualizarás en el registro de gastos.
Gestionar reembolsos con Odoo Gastos
Otro de los beneficios de Odoo es poder trabajar con su app móvil. En este caso, te permite cargar gastos sobre la marcha para no traspapelar ningún recibo, y puedes tramitar también los reembolsos. Veamos lo sencillo que es utilizar Odoo para la gestión de reembolsos desde cualquier sitio.
Es política de la empresa de camping para la que trabajas que cuando el personal utilice su propio vehículo, se le reembolse los gastos por cada kilómetro que haga. Puedes hacer la gestión desde el mismo coche, en un tiempo muerto que tengas. En el interfaz de la app móvil, vas a la categoría Kilometraje, donde está fijado un coste por kilómetro. Para determinar la cantidad a reembolsar, basta con añadir los que tenga el trayecto y el saldo se actualiza. Luego tienes que incluir una nota indicando el desplazamiento realizado, así se podrán justificar y controlar los detalles necesarios.
Usar Odoo Gastos para añadir gastos especiales
Volvemos a la oficina. Simulemos otro supuesto para comprobar las ventajas de la automatización de procesos con Odoo. Imagina que te llega un paquete que incluye un producto que te ha solicitado una clienta, cuyo coste os lo tiene que reembolsar. En el camping todos los clientes dejan un depósito del 50% de forma anticipada a su llegada. El reembolso de ese gasto puede vincularse fácilmente a la orden de venta de su estancia.
En el cuadro de mando de Odoo Gastos arrastras y sueltas el recibo de esta compra para registrarlo como gasto. Luego vas agregando el resto de la información abriendo fácilmente distintos menús y desplegables, actualizas la descripción, la categoría y el total. Luego divides el gasto en los distintos costes que ha tenido cada producto comprado. En el caso del ítem que era para la clienta, actualizas la descripción y seleccionas su orden de venta de la estancia que ya está confirmada. Y, automáticamente, se añade ese gasto como una línea en el saldo restante. Con un solo clic puedes entrar en el registro del gasto vinculado a ese producto y ver ahí mismo referenciada la orden de venta de esa clienta. ¡Todo bajo control!
Crear y aprobar informes de gastos desde el cuadro de mando de Odoo
La personalización de informes financieros con Odoo Contabilidad también está presente al gestionar los gastos. Desde el cuadro de mando de Odoo Gastos puedes crear el informe que necesitas para que se te reembolsen todas las cantidades de las compras que has realizado y hemos comentado anteriormente. Das al botón ‘Crear Informe’ y de un vistazo ves todos los gastos con las copias digitalizadas de los recibos. Actualizas la descripción y se los envías a tu superior para que te los reembolse. Tras mandarlo, en el cuadro de mando puedes ver este informe junto a otros que hiciste en el pasado a modo de historial.
Aprobar los informes de gastos de tu equipo también es fácil. Si en la relación de gastos que te manda un empleado o empleada detectas algún concepto que no se cubre, lo borras del listado. Si tienes dudas sobre un concepto, puedes contactar con él o la solicitante a través de la propia aplicación Odoo Conversaciones (Odoo Chatter), que se integra directamente en Odoo Gastos. Una vez aclarado, si es correcto, lo apruebas con un simple clic y con otro publicas el asiento contable. Da un tercer clic para registrar el pago, que puede realizarse a través de los medios que hayáis determinado.
Detrás de Odoo Gastos hay mucho más. Contáctanos para que te expliquemos cómo adaptarlo a las necesidades propias de tu empresa a través de nuestros servicios de consultoría de Odoo.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
