Ahora más que nunca contar con un sistema ERP avanzado es fundamental para que las empresas puedan hacer frente a la nueva realidad en la que avanza el teletrabajo y los cambios son imprevistos: rotura de stock, cambio de proveedores, nuevas normativas, etc. En este post te damos algunos consejos sobre cómo asegurar un despliegue o migración ERP con éxito.
Hay que admitir que implantar un programa ERP nuevo supone una importante inversión económica pero si se selecciona el más apropiado para cada empresa y se despliega correctamente, se convertirá en la espina dorsal desde la que sostener e impulsar el negocio. Esto es así porque no solo optimizará lo ya existente sino que permitirá descubrir nuevas oportunidades, reaccionar fácilmente a todo tipo de vaivenes y conseguir ahorros operativos.
Para que estos resultados se materialicen, es imprescindible realizar primero una auditoría de los procesos de negocio que van a administrarse desde esta solución de gestión empresarial ya que su renovación y entrada en producción afectará a toda la empresa.
Optimización de procesos y consolidación de datos
Una idea importante a evitar es pensar que migrar consiste en trasladar tal cual los procesos y operativas existentes a la nueva solución ERP. Actuando así se desaprovecha el potencial de los ERP actuales. Su puesta en marcha debe estar basada en un repensar de los mismos para actualizarlos y mejorarlos con la ayuda de las nuevas herramientas avanzadas de un ERP que superan en mucho las capacidades de los antiguos o del conjunto de programas aislados que se hayan estado utilizando.
En este brainstorming hacia la transformación digital es crítico que participe todo el personal que va a utilizar el ERP. Este planteamiento permite llevar a cabo y facilitar la gestión del cambio que supone siempre el despliegue de un nuevo programa, y más cuando es de la envergadura de un ERP.
Antes de buscar el proveedor adecuado, es necesario también comprobar la calidad de los datos que van a alimentar ese ERP. La limpieza y la consolidación de las fuentes de información son imprescindibles para asegurar que los datos que se van a procesar en él son de calidad. Solo así el ERP se comportará como fuente de la única verdad empresarial.
Buscar al mejor proveedor ERP
Una vez en orden ‘la casa’ puede comenzar la búsqueda de la mejor solución ERP para la empresa. En el mercado hay múltiples fabricantes de software ERP. La mayoría promociona sus soluciones como herramientas capaces de solventar eficazmente todos los procesos empresariales. El primer consejo para no abrumarse con tanta información es fijarse en aquellos procesos que son realmente los que más interesan a la empresa y ver qué propuestas son las que aportan un valor diferencial para estos.
A la hora de valorar las funcionalidades, es muy recomendable detenerse en las capacidades analíticas del ERP, pues ya no basta con conocer lo que ocurrió en el pasado, es necesario acceder a herramientas que permitan simular lo que pasará en el futuro.
Obviamente, es imprescindible optar por un ERP cloud, sea ERP SaaS o no, para beneficiarse de las ventajas de la nube a la hora de acceder rápidamente a cualquier dato simplemente a través de un dispositivo móvil se esté donde se esté y en el momento que se necesite. Además, resulta clave conocer las posibilidades de conexión con otras soluciones que formen parte de la infraestructura TI de la empresa. Sus opciones de APIs son determinantes para asegurar el intercambio de datos con sistemas como CRM y BPM, software de fabricación, todo tipo de apps, etc.
El impacto del factor humano: empleados y socios tecnológicos
De nada sirve invertir en tecnología nueva si no se cuenta con la complicidad de los usuarios para asegurar su satisfactoria implantación. Las personas que se convertirán en sus usuarios, sean del escalafón que sean, deben participar en las distintas fases del despliegue de un ERP.
Su concurso es básico para, como apuntábamos anteriormente, realizar una auditoría de los procesos que se van a gestionar con él, pero también deben estar presentes cuando se realicen las demostraciones previas a la selección del mejor ERP. Sus comentarios, en este momento y cuando ya se realicen las primeras puestas en producción, son muy valiosos para personalizarlo al máximo.
Cuando nos referimos a personalizar, no nos referimos a optar por realizar desarrollos a medida. Muy al contrario, elegir soluciones estándar reduce el riesgo de aislamiento de esa solución y garantiza su actualización evolucionando con las nuevas propuestas tecnológicas del proveedor. Eso sí, los ERP comerciales sí pueden personalizarse y es posible construir verticales a partir de ellos. Para ello es muy recomendable contar con la ayuda de una empresa experta en ERP para Pymes como Orbit Consulting Group, especialista en el ERP cloud Sage 200 Advanced Edition.
Consigue con Orbit Consulting Group y Sage 200 Advanced Edition una migración ERP exitosa.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
