Una de las soluciones TI que más han ejercido de salvavidas en estos últimos meses asociados al Covid han sido los ERPs. Los que estaban desplegados en la nube han facilitado las duras condiciones de trabajo que se han vivido, gracias a su sencillez de acceso. Por eso muchas empresas miran a la nube al actualizar sus aplicaciones. ¿Cómo hacerlo? ¿Hay diferencias entre un ERP Cloud y un ERP SaaS?
Las interrupciones en los procesos, los reajustes continuos con la cadena de suministros, los cambios de modelos de negocio, etc., se han solventado en muchas ocasiones gracias a tener esta solución de gestión empresarial bien engrasada. El éxito, en la mayoría de las ocasiones, se ha debido a que el ERP era accesible fácilmente vía Internet y los empleados en teletrabajo han podido utilizarlo desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
En el anterior post veíamos los requisitos que deben cumplir un software para la gestión de empresas que se consuma en la nube para asegurar su rendimiento, eficacia y rentabilidad. En esta ocasión, damos un paso más y vemos distintas formas de uso de ese ERP, diferenciando entre ERP Cloud y su versión ERP SaaS.
La evolución de los ERPs
El cloud computing ha permitido que una herramienta tan necesaria en las empresas como es un ERP supere algunos de sus lastres iniciales. Antes de la explosión de la TI en la nube, esta aplicación de negocio consumía buena parte de los presupuestos y los recursos del departamento de TI. Su despliegue, en las instalaciones del cliente y usando los recursos de almacenamiento y red de su data center, era muy complejo y largo, cualquier modificación entrañaba una inversión en tiempo muy considerable. Además, su uso solía limitarse a los cuadros directivos.
Con el tiempo, las soluciones ERP se fueron haciendo más flexibles y a la par que ampliaban sus funcionalidades más allá de los procesos financieros y administrativos tradicionales, optaron por ofrecerlas en distintos módulos para que las empresas los incorporaran según sus necesidades.
Así fueron convirtiéndose en sistemas para la gestión integral de la empresa desde los que gestionar también la producción, la distribución, el almacén, las compras, etc. Todo ello centralizando y unificando los datos para que fluyeran los mismos por todos los departamentos.
Pero la mayoría de los ERPs fallaban en un aspecto crítico hoy en día: la conectividad. Eran demasiado rígidos y no permitían dialogar con otros sistemas, además su uso se restringía a las instalaciones de la empresa o a través de complicados despliegues VPN. La nube ha democratizado el uso del ERP por toda la empresa sin límites temporales o de ubicación, simplemente accediendo a Internet.
Tipos de ERP cloud
Esas ventajas cloud han sido recogidas por los fabricantes de ERP llevando a la nube sus productos. Ser un ERP cloud es una premisa crítica para ser competitivo en el sector. Ahora, su manera de consumo por parte de las organizaciones difiere.
Al hablar de programa ERP en la nube, hablamos de una solución de negocio a la que se accede a través de Internet estando sus servidores en un datacenter externo a la compañía. En esta modalidad, la empresa puede ser la responsable del mantenimiento del software y de sus actualizaciones, tal cual se hace en el modelo ERP local.
Ahora bien, si ese ERP cloud se sirve como un servicio de un proveedor que se encarga del mantenimiento y la actualización tanto de los recursos hardware como software, y se rige por un pago por uso, eso sería un ERP SaaS.
Beneficios de migrar el ERP a la nube sea o no SaaS
Los beneficios de ambas modalidades frente a un ERP on-premises en local son bastantes. Por una parte, no tener que adquirir hardware reduce mucho los costes de despliegue y mantenimiento, y agiliza ambas operativas.
También, se impulsa la estrategia de movilidad pues su acceso vía Internet le hace universal. Eso significa tener a mano siempre ese dato que puede ser decisivo para cerrar una oportunidad de negocio, fidelizar a un cliente o rentabilizar operaciones.
Además, el modo por suscripción basada en su uso permite, también, conocer de antemano los costes y escalar de manera consciente fácilmente cuando sea necesario agregar nuevos usuarios.
Claves para trabajar con un ERP Cloud o ERP SaaS eficaz
Las ventajas son muy atractivas para las empresas, pero hay cosas que, aunque sean soluciones cloud y/o SaaS, no cambian. Es decir, la migración de un entorno local a uno en la nube es un proceso complicado porque el software ERP es el corazón de la gestión empresarial y contiene muchos datos cuya integridad y seguridad deben garantizarse.
Otro aspecto a considerar es la integración del ERP con programas corporativos como el CRM, soluciones eCommerce, etc. El intercambio de datos entre ellos debe ser ágil y rápido, sin cuellos de botella. Y todo ello en un entorno de alta seguridad. Recordemos que pese a que los proveedores del hardware apliquen medidas de seguridad, la mayoría de las veces más avanzadas que las de los datacenters tradicionales en los clientes, la seguridad de la conexión a la infraestructura y los dispositivos locales, así como los datos corporativos volcados en los recursos cloud son responsabilidad de la empresa.
Tampoco podemos olvidarnos de la personalización. Afortunadamente, la mayoría de los proveedores de ERP han avanzado mucho en flexibilidad, pero el éxito de una solución para la gestión de la empresa es que se adapte al 100% a sus necesidades, más allá de las funcionalidades estándar que traiga cada programa. Así se evitarán sobrecostes en su consumo.
Cómo asegurar el mejor despliegue de ERP en la nube
Esos cuatro aspectos, la migración, la integración, la seguridad y la personalización de los ERP Cloud y SaaS demandan unos conocimientos y una experiencia en este tipo de software y en el ámbito de la nube que no todas las empresas tienen. Aliarse con una empresa como Orbit Consulting Group, especialista en servicios de ERP y Cloud, libera a las organizaciones de la puesta en marcha y el mantenimiento de esta solución IT de negocio.
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