No nos cansamos de leer análisis sobre ello y lo experimentamos en nuestra propia vida. Todo va muy rápido. Lo que ayer valía, hoy ya está cuestionado. Eso trasladado al mundo de los negocios supone revisar continuamente productos, servicios, procesos y herramientas. Y entre estas las Soluciones de Negocio TI que le dan soporte, como son ERP y CRM. De su puesta al día, va a depender mucho la capacidad de la empresa para adaptarse a las nuevas demandas y ser competitiva.
Facturar, ver el estado de las cuentas, gestionar la tesorería, generar nóminas, pagar los impuestos, controlar el stock… son conceptos generales de la gestión empresarial que siguen siendo claves para las compañías, pero que es necesario abordar de una forma muy distinta. Y no nos referimos siquiera a su automatización, erradicando procesos manuales o aplicaciones de consumo tipo MS Excel, sino a la sustitución de ese programa ERP obsoleto cuya implantación seguro que fue un hito hace unos años, pero que ya no da más de sí y es un lastre para el crecimiento de la empresa.
Por ejemplo, en la actualidad, la exportación y la internacionalización se ha convertido en una salida de éxito para muchas Pymes españolas. Sin un software ERP avanzado difícilmente podría lanzarse una empresa al mercado exterior. Y es que ya no se trata de contar con un buen sistema de contabilidad, es necesario apoyarse en soluciones que proporcionen una gestión empresarial integral, que sean multi-idioma y que permitan su acceso online en todo tipo de dispositivos para que el negocio siempre esté activo en cualquier lugar.
Además, los ERP modernos son soluciones de movilidad que se convierten en un aliciente para atraer y retener a empleados con talento que demandan iniciativas BYOD (Bring Your Own Device) con las que conciliar mejor la vida privada con la profesional, algo que repercute positivamente en la productividad del personal.
Los mejores ERP y CRM: Sencillos e inteligentes
Junto con, justamente, cierta falta de valentía para vender fuera, se suele apuntar a la baja productividad como uno de los principales lastres de la Pyme española. Esa productividad puede aumentarse con un ERP comercial que sea sencillo e intuitivo; en definitiva, que cumpla con las expectativas de un usuario que es consumidor de aplicaciones en su vida privada y que espera encontrar las mismas prestaciones en su entorno laboral. Es la llamada consumerización.
Se acabaron ya los tiempos de abrir mil ventanas, esperar pacientemente a que aparezcan las pantallas, reclamar ayuda al equipo de sistemas… Los empleados quieren acceder a sus soluciones de negocio en modalidad autoservicio y pasar de un módulo a otro con la mayor agilidad.
Esa sencillez se aplica, incluso, a procesos teóricamente complejos como la generación de facturas electrónicas. Ya es posible realizar esta tarea dentro del mismo sistema, incorporándose una gestión documental tanto para los flujos de emisión como de recepción. No olvidemos que hoy en día es imprescindible la adopción de la eFactura si se trabaja con la Administración Pública.
Implementar un ERP avanzado permite no solo integrar en una única herramienta toda la gestión de la empresa, sin tener que ir consultando distintas aplicaciones, sino obtener una visión 360º de todo el negocio gracias a sus capacidades de Business Intelligence. Ya no es necesario solicitar informes a diversos departamentos para ver la evolución de ventas, gastos, cash-flow, etc. El propio sistema proporciona herramientas analíticas (consultas, reportes, cuadros de mando) para conocer qué ocurre y por qué.
¿Diferencia entre CRM y ERP? ¡Integración!
La gestión del negocio pura tiene que combinarse con una gestión del cliente que es vital, ya sabemos que ‘El cliente es el rey’. Por eso es necesario complementar el ERP con un programa CRM, pero también evolucionado. Un CRM no puede ser un simple sistema en el que guardar los contactos de los clientes y con el que agendar las visitas de los comerciales. Hay que pedirle mucho más.
El software CRM debe ser el pivote de todos los procesos que se generen en torno al cliente de forma transversal por toda la empresa, por todos los departamentos. Y debe estar integrado con el ERP corporativo para acceder, en cualquier momento, a información relevante sobre productos, precios, stocks, etc. Está en juego la experiencia del cliente, cuyas demandas deben ser satisfechas en tiempo real. Por eso, a la hora de elegir un ERP y un CRM, es crucial que puedan interrelacionarse entre sí; sin olvidar, la conexión con fuentes de información vitales hoy en día: las Redes Sociales, que se pueden gestionar desde el mismo sistema.
Un programa de CRM moderno da para mucho más, pudiéndolo convertir en un BPM (Business Process Management) o un XRM (Anything Relationship Management), es decir un sistema con el que automatizar cualquier proceso en el que haya relaciones entre procesos y personas.
Flexibilidad y Rentabilidad: CRM SaaS, ERP SaaS
A parte de sus funcionalidades mejoradas, contar con un ERP y un CRM avanzado permite controlar y racionalizar los costes vinculándolos a las necesidades de las empresas gracias a su comercialización en módulos. Esto evita tener que comprarse un ‘Mercedes’ e infrautilizarlo, cuando solo se necesita un utilitario… algo que les ha pasado a demasiadas organizaciones en el pasado. Las compañías tienen que poder implementar solo lo que necesitan y evolucionar en el futuro agregando nuevas prestaciones.
Además, la solución, en todo caso, debe ofrecerse en modalidad de compra (on-premise) y también bajo modelo Software as a Service pagando solo por lo que se consume (número de puestos/mes, por ejemplo); siendo posible combinar ambas opciones en entornos híbridos. Así podría darse el caso de que un módulo fuera en propiedad y otro bajo demanda.
En todo caso, hablamos de programas abiertos que, con el soporte IT de un consultor CRM o un consultor ERP, pueden personalizarse completamente para adaptarse a las particularidades de cada empresa, no al contrario.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
