Basándose en las capacidades BPM de Sage CRM, Orbit Consulting Group ha desarrollado una solución que automatiza tanto la gestión del flujo de aprobaciones de gastos como su control presupuestario
Los gastos de departamentos y empleados (compras, viajes, pago a proveedores…) impactan directamente en los gastos totales de las organizaciones. Optimizar su proceso de validaciones y controlarlos resulta crítico no solo para garantizar el cumplimiento de los presupuestos corporativos, sino para agilizar al máximo las tareas de validación y acelerar, así, las operativas dependientes de estas.
Tradicionalmente, la gestión de gastos se ha realizado utilizando complejas hojas de cálculo o desarrollos informáticos a medida poco flexibles que dificultan su valoración y generan errores.
La solución de Orbit permite centralizar y automatizar en una única herramienta accesible tanto para solicitantes como validadores todo el ciclo de vida que conforma la aprobación de un gasto:
En el momento que se aprueba un gasto o, si se prefiere, se confirma su ejecución, se convierte automáticamente en un apunte contable dentro del ERP corporativo. No es necesario insertarlo manualmente.
Todos los gastos pueden acompañarse de la documentación oportuna que los justifique (presupuestos solicitados, facturas de proveedores, tickets de viaje, etc.) para facilitar su valoración.
Es una herramienta sencilla y abierta a todo tipo de usuario, 100% personalizable. Ofrece múltiples gráficos que ayudan tanto a activar solicitudes como a valorarlas, comparando distintos campos.
Validadores y solicitantes reciben alertas vía correo electrónico para informarles del estado de las solicitudes: activadas, pendientes, aprobadas, denegadas, ejecutadas.
Fácilmente parametrizable, permite que cualquier cambio en el circuito de gastos se incorpore fácil y rápidamente.
Su puesta en marcha tan solo requiere un servidor Microsoft SQL Server y un servidor IIS (Internet Information Service) para asegurar su acceso online.
Solo se incorporan al proceso de validaciones aquellos gastos que cuenten con un presupuesto positivo, denegándose automáticamente los vinculados a uno ya agotado. Esto ahorra tiempo y esfuerzo a los validadores.
Los solicitantes pueden utilizar la herramienta, también, para pedir el incremento de un determinado presupuesto, así como la convalidación de partidas no ejecutadas en determinados gastos para solicitar otros, iniciándose un flujo de validación.
La solución permite definir 4 niveles de presupuestos para identificar al máximo detalle cada una de las solicitudes de gasto y facilitar su control. Por ejemplo: Actividad-Programa-Subprograma-Partida; o Área-Departamento-Producto-Componente.
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Orbit Consulting Group ha configurado esta solución vertical para la gestión de gastos basándose en su profundo conocimiento de las funciones BPM (Business Process Management) de Sage CRM y en su amplia experiencia acompañando a las Pymes en su transformación digital.
Te ayudamos a definir los flujos más óptimos para su negocio y automatizarlos de forma sencilla en una solución diseñada para adaptar, fácilmente, cualquier cambio y consolidarse como una inversión a largo plazo. Además, en todo momento contará con el soporte de nuestros profesionales para ampliar sus prestaciones e, incluso, adaptarla para gestionar otros procesos empresariales.
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