Caso de éxito

AEE (Asociación Empresarial Eólica)

Aportamos experiencia y resultados para tu empresa

Sector: Eólico – Asociación sin ánimo de lucro

Ubicación: Madrid

Solución: Despliegue de la plataforma Odoo para centralizar y automatizar los procesos críticos de la entidad conectando todas sus áreas a través de una única herramienta. Desarrollos a medida para integrar su web con Odoo y activar automáticamente procesos de suscripciones, contactos y eventos.

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Situación de partida

La Asociación Empresarial Eólica (AEE) es el foro empresarial de encuentro y networking del sector eólico en España. Cuenta con más de 350 empresas asociadas, incluyendo a promotores, fabricantes de aerogeneradores y componentes, asociaciones nacionales y regionales, organizaciones ligadas al sector, consultores, entidades financieras y aseguradoras, entre otros. Además, AEE ejerce la presidencia y secretaría técnica de REOLTEC, la Plataforma Tecnológica del Sector Eólico español.

La gestión de sus actividades y servicios conlleva una alta complejidad dada la gran diversidad de tipos de socios y la variedad de condiciones y tarifas que se aplican a cada casuística. Desde hace 10 años contaban con el ERP Ahora, pero al ir creciendo la asociación los procesos eran cada vez más difíciles de gestionar con él, no cumplía con sus expectativas. Se utilizaban diferentes sistemas aislados que impedían tener un control óptimo y había que recurrir a operaciones manuales.

“La contabilidad residía en uno, la gestión de contactos, eventos y listas de distribución en otro… Cada profesional tenía sus hojas de Excel con sus listas de distribución…”, comenta Ángel Budia García, director financiero de AEE. “Necesitábamos integrar en un único sistema todo y mejorar la comunicación interna”.

LA PROPUESTA DE ORBIT CONSULTING GROUP

En la búsqueda de una solución, AEE contó con la ayuda de un consultor externo que les propuso varias opciones, entre ellas SAP, Microsoft Dynamics y Odoo. Se eligió a Orbit Consulting Group, Partner Silver de Odoo, para realizar la presentación de la plataforma tras valorar la información de su web y su trayectoria, con más de 30 años de experiencia digitalizando organizaciones. El análisis que presentaron para responder con Odoo a todas sus necesidades les convenció por su coherencia y la cercanía de servicio que proponía.

“Me sorprendió la gran evolución que ha tenido Odoo en los últimos años. Los dos puntos fuertes para elegirla fueron la potencia y facilidad de uso de su motor de búsqueda, y, sobre todo, la capacidad para acceder a información de cualquier proceso desde cualquier punto”, indica Ángel Budia García.

El gran valor de Odoo es ser una plataforma nativa cloud (SaaS) compuesta por múltiples módulos y aplicaciones comunicadas entre sí que permite una gestión automatizada, integral y transversal de todas las operativas que necesita AEE. Combinando sus apps, con desarrollos a medida se ha podido dar respuesta a sus principales retos.

- Gestión de suscripciones y contactos

Para agilizar la gestión de sus operativas y la suscripción de socios, se han creado formularios en su web que se integran directamente en Odoo. El formulario ‘Hazte Socio’ recoge múltiples campos (actividad principal- tipo de socio vinculado a sus distintas cuotas) para que la información ya estructurada se traslade a Odoo CRM y automáticamente se inicie el ciclo de suscripción. Dentro del CRM, se define todo el proceso de alta de socios, desde el envío de presupuesto a la facturación de las cuotas, aplicando muy diversas variables.

En el CRM se ha configurado una estructura compleja de contactos (Grupo empresarial-empresa-sede-contacto) que permite múltiples filtrados para definir todo tipo de acciones. Esta granularidad, por ejemplo, facilita que a las empresas que no son socias se les apliquen las ventajas del Grupo al que pertenecen si una empresa de este grupo ya es socia.

En la web de AEE, el formulario ‘Contacta’ permite realizar consultas y solicitudes de soporte que, a través de Odoo, se asignan directamente al departamento o persona oportuna al generarse automáticamente un ticket.

- Gestión de eventos

La interacción entre el sitio web y el CRM es una gran ventaja también para realizar las inscripciones a los eventos y formaciones que organiza AEE. En los formularios se aplican distintos campos (Programas-jornadas-sesiones, además de actividades extras en cada uno de estos ámbitos) que el socio puede elegir, discriminando o no actividades complementarias, facturándole automáticamente las tarifas y descuentos oportunos en función de a cuál de estos quiere asistir y qué tipo de socio es. También, se ofrecen diversos medios de pago en la misma web.

La gestión de eventos con Odoo permite, además, su planificación con diferentes etapas y categorías, creando plantillas, parametrizando recursos, definiendo sesiones y ponentes, estableciendo tipos de entrada, etc.

BENEFICIOS OBTENIDOS

El alcance de Odoo en AEE ha sido muy amplio, va más allá de la gestión de socios y eventos. Así, todo el circuito de facturación se realiza en Odoo, lo mismo que el de compras/ventas, cobros/pagos, gestión de tesorería, contabilidad analítica y general, conciliación bancaria, etc. Además, su app de proyectos ha sido clave para llevar un control presupuestario exhaustivo, mediante estimativos de costes, históricos, evolución y detección de desvíos. También se ha desplegado un Portal del Empleado para autogestionar registros horarios, ausencias, vacaciones, gastos…

Para el director financiero de la AEE “tener todo centralizado en una única herramienta supone un avance extraordinario para compartir la información (clientes, proveedores, facturas, cobros, pagos, proyectos, etc.), lo que supone tenerla actualizada en todo momento y preparada para su consulta y toma de decisiones, sin tener que esperar a que el director financiero la proporcione”. La integración de los formularios web con Odoo ha sido clave para reducir tiempos y errores, evitando confusos cruces de correos electrónicos.

Lo que más destaca es que ahora la información siempre esté actualizada y accesible a los 16 usuarios de Odoo, en función de los permisos otorgados. “Va y viene de un módulo-proceso a otro. Ya no es necesario ir actualizando sistema por sistema. Cualquier cambio se sincroniza y todo lo tengo ahí. Por ejemplo, desde la ficha de alta del socio, se accede a toda su documentación. Esto agiliza al máximo el trabajo”.

Además, pone en valor el potente motor de búsqueda de Odoo: “Podemos crear listas de distribución y grupos de trabajo a través de múltiples filtros. Hemos conseguido una alta segmentación”. También resalta la visualización de los datos en Odoo, que permite hacer comparaciones y seguimientos de forma muy intuitiva: “Todo se puede supervisar muy fácilmente. Herramientas como las vistas Kanban ayudan mucho”.

EL VALOR DE ORBIT CONSULTING GROUP

El proyecto de despliegue de Odoo en AEE ha sido complejo dadas las particularidades de la asociación y sus peculiaridades como entidad sin ánimo lucro, con un enfoque diferente al de las empresas. “Se han podido superar los retos gracias a una colaboración muy estrecha con los profesionales de Orbit. Ha sido necesario personalizar y adaptar Odoo a nuestros requisitos y Orbit ha sabido hacerlo. Hemos compartido conocimientos para llegar a las mejores soluciones. Nos escuchan y son muy cercanos”.

Los dos años de este primer despliegue no acaban ahí. AEE es una entidad viva y sujeta a numerosos cambios que van a determinar modificaciones y mejoras continuas. Además, lo ya conseguido se está replicando en REOLTEC, asociación vinculada a AEE.

Entre estas mejoras se irán incorporando otras funcionalidades de Odoo, como capacidades de email marketing con listas dinámicas de contactos para los eventos y de gestión de proyectos más allá del control presupuestario.

“Se han podido superar los retos gracias a una colaboración muy estrecha con los profesionales de Orbit. Ha sido necesario personalizar y adaptar Odoo a nuestros requisitos y Orbit ha sabido hacerlo. Hemos compartido conocimientos para llegar a las mejores soluciones. Nos escuchan y son muy cercanos”,

Ángel Budia García, director financiero de AEE

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