El mejor regalo de los RRMM: un software de facturación electrónica para cumplir con la AEAT

06 Ene El mejor regalo de los RRMM: un software de facturación electrónica para cumplir con la AEAT

¿Todavía tienes pesadillas con el cierre del 2024? Esperamos que los RRMM se hayan apiadado del drama vivido y te hayan iluminado con la necesidad de desplegar un software de facturación electrónica para cumplir con la AEAT. Aunque hasta 2026 no será obligatoria, incorporarla cuanto antes te va a permitir simplificar este farragoso proceso y mejorar otros adyacentes. ¡Te damos las claves para ponerte ya con ello!

Tanto la Ley Crea y Crece como la Ley Antifraude instan a la migración a la factura electrónica. En la última normativa se establecen una serie de normas que deben cumplir la facturación para evitar procesos fraudulentos que permitían llevar una doble contabilidad (la famosa Caja B).

Así los registros de facturación deben garantizar aspectos como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad y omisiones o alteraciones sin la debida anotación.

¿Qué es VeriFactu o Veri*Factu?

Esa nueva eFactura debe generarse en un sistema homologado que garantice el cumplimiento de esos criterios. Es un certificado otorgado por la Agencia Tributaria que cuenta con un sistema propio de verificación de facturas electrónicas: VeriFactu y con el que los programas deben comunicarse.

La Ley Antifraude determina que a partir de julio de 2025 las empresas que se dedican a producir o distribuir programas de facturación sólo podrán vender softwares certificados según los requisitos que dictamina esta norma apuntados anteriormente. Los proveedores de programas de facturación digital deben realizar una declaración sobre el cumplimiento de una serie de características:

• • Garantía de la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros.
  • Generación inmediata de un registro de facturación de alta por cada factura emitida que facilite la trazabilidad.
  • Envío de la información a la AEAT de manera segura, correcta, automática, íntegra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.
  • Encadenamiento de facturas para facilitar la verificación.
  • Garantía de generación de registros de facturación exactos y auténticos.
  • Posibilidad de generar un registro de facturación de anulación con un contenido similar al del registro de alta en caso de emisión de una factura errónea.

El uso de VeriFactu es voluntario y opcional para empresas y autónomos que pueden seguir gestionando su facturación con un programa certificado y luego presentar en su momento las debidas declaraciones. Es cierto que optar por VeriFactu y el envío automático de las facturas a Hacienda supone estar más controlado, pero tiene sus ventajas porque los registros de IVA y demás obligaciones en la AEAT están al día. Esto les convierte en entidades confiables para la Agencia Tributaria y, a priori, las temidas inspecciones se neutralizarían.

Desventajas de la facturación manual

Independientemente de lo importante que es cumplir con la ley, la adopción de la eFactura aporta muchas ventajas a tu negocio. Empezando por eliminar todas las desventajas de los procesos manuales para facturar. Algunas son:

• • Errores de facturación de identificación, montantes, duplicidades, etc.
  • Dejar presupuestos sin facturar o no incluir conceptos con las consiguientes pérdidas económicas que esto supone.
  • Interrumpir los procesos de emisión de facturas si hay dudas o extraviarlas, lo que impacta negativamente en la relación con clientes y proveedores.
  • Cobros que no están controlados dejándose de reclamar o solicitar pagos que ya están realizados con el consiguiente perjuicio reputacional.

Beneficios de los programas de factura digital homologados

Las mejores soluciones de eFactura homologadas para la Ley Antifraude no solo permiten el cumplimiento de los requisitos que hemos comentado. Cuando decidas buscar un software para la facturación electrónica comprueba que, además, te aporte funcionalidades avanzadas como estas seis:

1. 1. 1. Personaliza a tu gusto la generación de las facturas.
      2. Puedes convertir los presupuestos en facturas, agilizas el proceso, evitas errores y conoces los índices de conversión fácilmente.
      3. No se te pasa ningún cobro pendiente al poder monitorizar el estado de los pagos, incluso con alertas proactivas.
      4. Aumenta la trazabilidad de todo el ciclo comercial incluyendo en el mismo programa presupuestos, albaranes y facturación.
      5. Relaciona los flujos de existencias, tesorería, facturación y consumo de recursos productivos para controlar al máximo la gestión del almacén y el stock.
      6. Monitoriza en el mismo entorno los movimientos de los proveedores desde los pedidos y albaranes para simplificar la configuración de sus facturas.

Orbit Consulting Group es una empresa especializada en soluciones de gestión para pymes. Somos expertos en facturación digital con plataformas de eFactura innovadoras como Sage 200 y Odoo.

¡Solicítanos una consultoría para la automatización de los procesos de facturación y descubre qué bien le sienta la factura digital a tu negocio!

Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.