Cómo ahorrar tiempo y dinero con una solución de gestión de gastos

09 Feb Cómo ahorrar tiempo y dinero con una solución de gestión de gastos

Reducir los costes es una máxima en todas las organizaciones. En ese sentido, la gestión de gastos es un proceso de negocio BPM que es crítico optimizar, no solo por ajustarlos al máximo, sino por reducir el tiempo invertido en su administración, aplicándolo a otras tareas de mayor valor.

La gestión de procesos vinculados a gastos suele ser una actividad farragosa y lenta. En muchas empresas se cruzan hojas de cálculo con documentos adjuntos haciendo muy difícil tanto su aprobación como su contabilización final. La gestión documental que acompaña al workflow de compras (facturas, recibos, aprobaciones, solicitudes, etc.) puede convertirse en una pesadilla, sobre todo si se basa en documentos en papel fáciles de traspapelar.

Digitalizar y automatizar estos procesos en soluciones Business Process Management facilita al máximo su gestión. El problema es que, por lo general, se opta por desarrollos informáticos a medida con funciones muy limitadas que no se adaptan a nuevas situaciones que van surgiendo. ¿Te suena la situación?

Claves para elegir un software BPM sencillo y rentable

Hablar de BPM y procesos de negocio siempre han sido palabras mayores, dada la complejidad y el alto coste que han acompañado a buena parte de las soluciones comerciales. La buena noticia es que también existen productos enfocados a las Pymes, como Sage CRM que, en principio, se vinculan solo a la gestión de clientes, pero que de la mano de un especialista se transforma en una ágil y fácil herramienta de gestión de flujos.

Centrándonos en la gestión de gastos, sus posibilidades son múltiples y permiten desplegar funciones clave no solo para el control de estos, sino también de los presupuestos de los que dependen:

• Capacidad para definir múltiples variables de gastos
• Roles con distintas funciones: validadores y solicitantes
• Gestión documental: Incorporación y vinculación de documentación adjunta
• Cuadros de mando para facilitar la activación y aprobación de solicitudes
• Envío de alertas informativas a los distintos usuarios
• Parametrización y máxima personalización
• Control de presupuesto de gastos para vincular las aprobaciones a los presupuestos disponibles

Ventajas Business Process Management aplicadas a gastos

La capacidad de Sage CRM/BPM para simplificar cualquier proceso y en concreto la gestión de compras es máxima. Pero por mucho que valoremos sus prestaciones tecnológicas, si no van acompañadas de una buena planificación y diseño previo de los flujos que se quieren implementar, por sí solas, no garantizan el éxito del despliegue.

Antes que nada, es fundamental tener claro las fases de cada proceso, quiénes van a ser los usuarios y qué van a poder hacer. En esta labor, contar con el soporte TI de un experto socio tecnológico capaz de trasladar al software sus necesidades de negocio resulta fundamental.

Una vez combinado el potencial tecnológico de esta solución junto con una planificación adecuada de cada proceso, obtendremos una gestión de gastos BPM automatizada capaz de:

• Alertar sobre viajes innecesarios
• Detectar e impedir compras no autorizadas
• Descubrir fraudes
• Asegurar el cumplimiento de normativas
• Liberar de carga de trabajo a los responsables de las aprobaciones
• Reducir los tiempos y costes administrativos
• Optimizar los procesos de auditoría
• Ajustar los gastos a los presupuestos existentes

Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid.